[TIP] Cách tìm kiếm Email Outlook theo người gửi, ngày, từ khóa, kích thước…

Tìm kiếm email Outlook là một việc khó khăn nếu bạn là một người có nhiều tệp PST và hàng chục ngàn email trong nhiều thập kỷ như tôi. Hầu hết các môi trường doanh nghiệp sử dụng Outlook cho email và nhiều người thường lưu trữ email cá nhân và doanh nghiệp trong Outlook.

Trong các phiên bản Outlook cũ hơn, bạn cần các add-ons khác như Xobni để tìm kiếm email của bạn một cách nhanh chóng. Rất may, kể từ Office 2010, Microsoft đã tạo ra một chức năng tìm kiếm có thể hoạt động rất tốt và cho phép bạn tìm email nhanh chóng bằng nhiều bộ lọc. Bạn có thể tìm kiếm văn bản, địa chỉ, tệp đính kèm, người gửi, v.v. và bạn có thể lọc theo ngày, kích thước, chủ đề, tầm quan trọng và hơn thế nữa.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách đảm bảo tất cả các email của bạn được Windows lập chỉ mục và sau đó cách làm thế nào để thực hiện các loại tìm kiếm khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm.

Lưu ý bài viết này giả định rằng bạn đang làm việc trên Office 2010, 2013 hoặc 2016 vì các phiên bản đó là dễ thực hiện tìm kiếm.

Bật chỉ mục

Trước khi bạn có thể thực hiện tìm kiếm nhanh như chớp trong Outlook, bạn cần đảm bảo tất cả các email của bạn đã được lập chỉ mục. Để kiểm tra điều này, hãy tiếp tục và nhấp vào hộp tìm kiếm mà bạn thấy ở đầu hộp thư email của bạn.

outlook search box

Khi bạn bấm vào hộp tìm kiếm, bạn sẽ thấy tab Search Tools xuất hiện trong thanh công cụ. Ở ngoài cùng bên phải, nhấp vào Search Tools và sau đó nhấp vào Search Options.

search tools options

Dưới phần Sources, nhấp vào nút Indexing Options.

indexing options

Điều này sẽ đưa bạn đến màn hình Windows Indexing Options nơi bạn có thể chọn nội dung và chọn các vị trí khác nhau mà bạn muốn lập chỉ mục. Nếu bạn không thấy Microsoft Outlook trong danh sách, bạn cần nhấp vào nút Modify.

modify indexing options

Tiếp tục, chọn Microsoft Outlook và sau đó nhấn OK.

add outlook search sources

Windows sẽ ngay lập tức lập chỉ mục các email và bạn có thể kiểm tra xem khi nào nó thực hiện bằng cách nhấp vào Index Status trong Search Tools như được hiển thị ở trên.

index outlook email

Bạn sẽ thấy một thông báo cho biết có bao nhiêu mục còn lại để được lập chỉ mục và sau khi hoàn thành, nó sẽ nói rằng Outlook đã hoàn thành việc lập chỉ mục tất cả các mục của bạn. Bây giờ, hãy tìm hiểu cách tìm kiếm trong Outlook.

Thực hiện tìm kiếm trong Outlook

Để bắt đầu tìm kiếm trong Outlook, nhấp vào Inbox hoặc nhấp vào một thư mục cụ thể. Nếu bạn nhấp vào Inbox, bạn sẽ nhận thấy rằng hộp thư đã liệt kê mục Search Current Mailbox. Bạn có thể nhấp vào menu thả xuống nhỏ bên phải và chọn từ các tùy chọn khác như Current Folder, Subfolders, và All Outlook Items.

search box outlook

Khi bạn nhấp vào Hộp thư đến, Current Mailbox sẽ tự động được chọn. Điều này sẽ tìm kiếm tất cả thư trong toàn bộ hộp thư bao gồm mọi thứ trong Hộp thư đến, Mục đã gửi, Mục đã xóa, Hộp thư đi, v.v. Nếu bạn bấm vào một thư mục cụ thể, hộp tìm kiếm sẽ mặc định là Current Folder, nó sẽ chỉ tìm kiếm email trong thư mục cụ thể đó mà không bao gồm các thư mục phụ.

Nếu bạn có một thư mục có các thư mục con, hãy đảm bảo bạn đã chọn Subfolders từ danh sách thả xuống để chỉ tìm kiếm các thư mục con.

Bây giờ chúng ta đã hiểu vấn đề này, hãy tìm hiểu cách thực hiện các loại tìm kiếm khác nhau trong Outlook. Có hai cách để thực hiện: sử dụng công cụ Tìm kiếm hoặc sử dụng cú pháp truy vấn tìm kiếm. Như bạn biết đấy, tùy chọn thứ hai có thể mang tính kỹ thuật hơn, nhưng nó cho phép bạn thực hiện một số tìm kiếm phức tạp.

Sử dụng các công cụ tìm kiếm trong Outlook

Hãy bắt đầu với phương pháp dễ dàng hơn cho hầu hết mọi người. Nhấp vào hộp tìm kiếm khi bạn đã chọn Hộp thư đến hoặc thư mục, sau đó nhấp vào Search Tools trong thanh công cụ. Hãy xem tất cả các tùy chọn khác nhau.

search options outlook

Ở phía bên trái là Scope, giống như hộp thả xuống mà tôi đã đề cập ở trên. Tiếp theo là Results, mục này sẽ không được kích hoạt cho đến khi bạn thực hiện một tìm kiếm. Theo mặc định, Outlook sẽ chỉ hiển thị cho bạn các mục gần đây nhất phù hợp với tìm kiếm và có thể không hiển thị cho bạn tất cả các kết quả.

Bạn có thể nhấp vào Include Older Results để hiển thị tất cả kết quả hoặc cuộn xuống cuối kết quả tìm kiếm và chọn Show More.

Refine là nơi chúng ta có thể đi sâu vào và tìm ra chính xác những gì chúng ta đang tìm kiếm. Đầu tiên, làm thế nào để chúng ta tìm kiếm văn bản chính xác trong Outlook? Giả sử rằng bạn muốn tìm tất cả các email với SSN của bạn hoặc với một từ cụ thể. Trong những trường hợp này, bạn chỉ cần sử dụng dấu ngoặc kép.

search exact phrase

Ở trên, tôi đã tìm kiếm từ sherlock bằng cách đặt nó trong dấu ngoặc kép. Nếu từ này nằm trong dòng tiêu đề, nó sẽ được tô sáng màu vàng. Khi bạn nhấp vào bất kỳ email nào, bạn cũng sẽ thấy từ này được tô sáng, rất tiện lợi.

Đó là một trong những loại tìm kiếm phổ biến nhất. Một tìm kiếm phổ biến khác là theo người gửi. Điều này thực sự dễ dàng để làm trong Outlook. Chỉ cần nhấp vào nút From trong thanh công cụ và bắt đầu nhập tên của người hoặc địa chỉ email.

search by sender

Nếu bạn muốn thêm nhiều tiêu chí tìm kiếm như chỉ nhìn thấy email từ một người gửi cụ thể có tệp đính kèm, bạn chỉ cần nhấp vào nút Has Attachments.

filter search outlook

Bạn có thể tiếp tục thêm nhiều bộ lọc để giảm tập hợp các kết quả của email. Hầu hết các tùy chọn khác là khá dễ hiểu như Chưa đọc, Được gắn cờ, Quan trọng, v.v. Nếu bạn muốn tìm kiếm theo ngày, bạn có thể nhấp vào Tuần này và bạn sẽ nhận được một vài tùy chọn như Tuần này, Tháng này, Năm nay, v.v.

date range options

Nếu bạn muốn tìm kiếm theo ngày hoặc làm một cái gì đó như tìm các email cũ nhất trong Outlook, bạn phải sử dụng tùy chọn Tìm kiếm nâng cao hoặc cú pháp truy vấn. Hãy bắt đầu với tùy chọn Tìm kiếm nâng cao. Để truy cập nó, bạn phải nhấp lại vào Search Tools và chọn Advanced Find.

advanced find

Lưu ý rằng loại tìm kiếm này chỉ tìm kiếm thư mục hiện tại bạn đã chọn theo mặc định. Nếu bạn muốn tìm kiếm mọi thư mục, bạn phải bấm vào nút Browse ở trên cùng bên phải.

advanced find search in

Nếu bạn muốn tìm kiếm mọi thứ, hãy chọn Hộp thư đến và sau đó chọn mục Search subfolders ở phía dưới.

search everything

Bây giờ trên màn hình tìm kiếm chính, bạn sẽ thấy mục Time ở dưới cùng, nhưng nó chỉ cung cấp cho bạn các tùy chọn tương tự như menu thả xuống trong thanh công cụ. Để thực hiện tìm kiếm nâng cao hơn, bạn phải nhấp vào tab Advanced.

search field

Ở đây bạn phải thiết lập tiêu chí tìm kiếm của riêng bạn. Nhấp vào Field, sau đó chuyển đến Date/Time Fields và chọn Received. Bây giờ bấm vào Condition và cuộn xuống phía dưới cho đến khi bạn thấy các tùy chọn khác như on or after, on or before, và between.

time condition

Nếu bạn chọn between, thì sau đó, bạn có thể nhập ngày như 01/01/2005 and 12/31/2005 và sau đó chọn Add to List. Tìm kiếm của tôi sẽ trông như thế này:

search date range

Lưu ý rằng bạn có thể tiếp tục thêm nhiều tiêu chí vào danh sách để thu hẹp kết quả. Trong ví dụ của tôi ở trên, tôi sẽ nhận được tất cả các email trong thời gian đó, có lẽ sẽ quá nhiều.

Nếu bạn muốn tìm email cũ nhất trong Outlook, hãy chọn điều kiện on or before và sau đó chỉ cần nhập bất kỳ ngày nào bạn nghĩ là khá cũ.

find oldest emails

Việc điều chỉnh ngày sẽ tùy thuộc vào số lượng email bạn nhận được. Sẽ khá dễ dàng để tìm email cũ nhất trong toàn bộ tệp Outlook của bạn bằng cách tìm kiếm này.

Một tìm kiếm phổ biến khác là tìm kiếm email lớn nhất trong tệp PST của bạn. Để thực hiện việc này, nhấp vào tab More Choices trong Tìm kiếm nâng cao và bạn sẽ thấy một tùy chọn về kích thước ở phía dưới. Chọn greater than và sau đó nhập một giá trị tính bằng kilobyte. Ví dụ: nếu bạn muốn tìm email lớn hơn 5 MB, bạn sẽ nhập 5000.

search by size

Đây chỉ là một số tìm kiếm bạn có thể thực hiện bằng Tìm kiếm nâng cao. Ngoài ra, bạn có thể nhập tất cả những điều này vào hộp tìm kiếm bằng cú pháp tìm kiếm và nhận được kết quả tương tự. Ví dụ, tôi có thể chỉ cần gõ vào messagesize:>5MB và sẽ nhận được kết quả tương tự.

message size

Tôi sẽ không đề cập tất cả các tùy chọn tìm kiếm khác nhau trong bài viết này bởi vì Microsoft có một trang liệt kê tất cả các tùy chọn về các cú pháp tìm kiếm khác nhau. Hy vọng, bằng cách sử dụng các công cụ trên, bạn sẽ có thể tìm thấy email bạn đang tìm kiếm. Chúc thành công!

 

- Tags: