[TIP] Cách tạo thư mẫu trong Word

Đôi khi bạn muốn tạo một bức thư mà bạn sẽ gửi cho nhiều người khác nhau, nhưng bạn muốn một số phần nhất định được gửi riêng cho từng người : các phần như lời chào, tên, địa chỉ, v.v. Theo cách nói của Word, điều này có nghĩa là bạn nên tạo một thư mẫu, và điều này rất dễ thực hiện.

Trước khi bạn bắt đầu, bạn nên đảm bảo rằng bạn đã thiết lập cơ sở dữ liệu với tất cả các trường bạn muốn đưa vào. Một cơ sở dữ liệu có thể đơn giản như một bảng tính Excel với các cột cho tên, họ, địa chỉ, v.v.

Word có thể nhập dữ liệu từ Excel, Access và tài liệu văn bản. Nếu bạn không thiết lập cơ sở dữ liệu, bạn cũng có thể tạo nó với Word, mà tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm.

Tạo thư mẫu trong Word

Để bắt đầu, hãy tạo một tài liệu có văn bản dạng tiêu chuẩn giống như thư Giáng sinh dưới đây:

Bare Letter

Lưu ý rằng bức thư này không có lời chào, địa chỉ, v.v. bởi vì tất cả những thứ đó sẽ được thêm vào sau dưới dạng các trường trong thư mẫu của chúng tôi. Điều đầu tiên bạn cần làm là nhấp vào Select Recipients trên tab Mailings:

Select Recipients

Đây là nơi bạn có thể thêm vào những người sẽ nhận được thư hoặc nhập một danh sách người nhận từ tệp cơ sở dữ liệu.

Recipient Dropdown

Bạn có thể nhấp vào mục Type New List nếu bạn muốn tạo danh sách bên trong Word. Để nhập, nhấp vào Use Existing List. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chỉ gõ ra danh sách.

Address List

Lưu ý: Khi bạn lưu danh sách người nhận, Word sẽ nhắc bạn về một vị trí sẽ được tạo trên ổ cứng để lưu tệp dữ liệu.

Khi bạn lưu danh sách người nhận, bạn sẽ nhận thấy rằng có rất nhiều biểu tượng thanh công cụ Mailing mà có thể chọn được.

Để bắt đầu thêm các trường vào thư mẫu của bạn, nhấp vào một vị trí trong tài liệu của bạn để xác định nơi bạn muốn đặt trường và sau đó nhấp vào Address Block.

Address Block

Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Insert Address Block.

Nhấp vào OK để tiếp tục với các định dạng mặc định và bạn sẽ nhận được một cái gì đó trông như thế này:

Address Block Inserted

Tiếp theo, nhấp Enter sau Address Block để di chuyển văn bản của bạn xuống một dòng, sau đó nhấp vào biểu tượng Greeting Line:

Greeting Line Icon

Thao tác này sẽ giúp mở hộp thoại Insert Greeting Line.

word greeting line

Một lần nữa, tiếp tục với các dịnh dạng mặc định và sau đó chỉ cần nhấp nút OK.

Sau đó, tô đen vị trí <Address Block>, nhấp chuộ phải, chonh Paragraph và chọn và mục kế mục Don’t add space between paragraphs of the same style.

Điều này sẽ làm cho các Address Block tương thích với nhau thay vì có một dòng trống ở giữa mỗi phần của chúng.

dont add space word

Sau đó, nhấp vào biểu tượng Preview Results trong tab Mailings của thanh công cụ.

preview results

Thay vì chỉ thể hiện trường address block, bây giờ bạn sẽ thấy đầy đủ nội dung được liệt kê trong tài liệu Word.

First Preview

Khi bạn đã xem trước xong, hãy nhấp vào biểu tượng Preview Results để thoát khỏi chế độ xem trước. Tiếp theo, để tìm hiểu cách thêm các trường khác, chỉ cần nhấp bỏ qua<Address Block> trong tài liệu của bạn để xác định vị trí hiện tại của bạn, sau đó nhấp vào biểu tượng Insert Merge Field.

Instant Merge Field Icon

Bạn sẽ nhận được cửa sổ như sau:

Instant Field

Chọn Country or Region, sau đó nhấp vào mục Insert.

Merge Field Inserted

Thử nhấp vào biểu tượng Preview Results một lần nữa để xem chúng trông như thế nào. Dưới đây là ví dụ của tôi:

Country Added Previews

Bây giờ thư mẫu được thiết lập xong, bạn có thể thực hiện những việc phức tạp hơn như thiết lập quy tắc. Các quy tắc sẽ cho phép bạn hiển thị một số văn bản cho một số người nhận nhất định và ẩn nó với những người khác. Để bắt đầu, nhấp vào mục Rules.

Rules

Bạn sẽ thấy một menu thả xuống với một số tùy chọn như Hỏi, Điền, v.v.

Rules Dropdown

Trong ví dụ của chúng tôi, chọn If…Then…Else, sẽ thấy hiển thị hộp thoại sau:

mail merge rules

Đổi Field name: thành Country_or_ Region, và nhập USA vào trường Compare to:. Sau đó, thêm một số văn bản vào hộp Insert this text và Otherwise insert this text.

Trong ví dụ này nếu người nhận sống ở Hoa Kỳ, họ sẽ nhận được dòng chữ Merry Christmas được chèn vào thư của họ, trong khi những người khác sẽ nhận được dòng chữ Seasons Greetings.

Đây là kết quả khi bạn nhấp vào nút OK và sau đó nhấp vào mục Preview Results.

Add Merry Christmass message

Tiếp theo, lưu ý phần Preview Results:

Preview Results Section

Tại đây, bạn có thể nhấp vào các nút mũi tên (khi Preview Results đã được bật) ở bên trái và bên phải của các số khi cuộn qua tất cả các thư sẽ được gửi đi. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các thư của bạn đã ổn trước khi in hoặc gửi email.

Lưu ý: Việc lựa chọn menu trường trùng khớp trong Rules là để làm tương thích các tên trường trong cơ sở dữ liệu với tên tiêu đề trong danh sách người nhận của bạn.

Ngoài ra, để giúp bạn dễ dàng nhìn thấy nơi bạn đã chèn các trường vào tài liệu của mình, hãy sử dụng  mục Highlight Merge Fields.

Highlight Fields

Nó có một sự thay đổi mà bạn có thể bật và tắt tùy ý. Cuối cùng, khi bạn đã hài lòng với thư của mình, hãy nhấp vào biểu tượng Finish & Merge:

Finish & Merge

Bạn sẽ nhận được menu thả xuống này với ba tùy chọn.

Finish & Merge Dropdown

Chọn Edit Individual Documents để Word hợp nhất tất cả các thư của bạn lại với nhau thành một tài liệu lớn mà bạn có thể xem qua trước khi in hoặc gửi dưới dạng email.

Như bạn có thể thấy, việc tạo các thư mẫu bằng Word không còn khó khăn nữa và bạn có thể tạo và gửi tài liệu nhanh chóng và dễ dàng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận dưới đây! Chúc thành công!

 

 

- Tags: