[TIP] Cách thiết lập tin nhắn vắng mặt trong Outlook

Rời khỏi văn phòng sớm và bạn cần thiết lập một tin nhắn trả lời tự động khi bạn trong tình huống Ngoài văn phòng, Đi vắng hoặc Nghỉ phép trong Outlook? Bạn có thể nghĩ rằng nó sẽ siêu dễ dàng, nhưng thật không may là nó không! Thực tế, có hai cách tạo trả lời tự động và tùy thuộc vào việc Outlook độc lập hay sử dụng Microsoft Exchange.

Nếu bạn đang ở trong môi trường doanh nghiệp và Outlook được kết nối với MS Exchange, thì việc đặt thư trả lời ngoài văn phòng thực sự rất dễ dàng. Trước tiên, chúng ta sẽ thực hiện phương pháp đó và sau đó chúng ta sẽ thảo luận cách thực hiện nếu bạn không sử dụng Exchange.

Tin nhắn ngoài văn phòng sử dụng MS Exchange

Trong Office 2007 trở về trước, hãy đi tới Tools và nhấp vào Out of Office Assistant. Lưu ý rằng điều này sẽ tự động có trong Outlook 2003 và Outlook 2007 khi sử dụng Exchange. Nếu bạn không thấy các tùy chọn này, bạn đã không sử dụng Exchange.

out of office assistant

Trong Office 2010 và Office 2013, bạn phải bấm vào tab File, sau đó Info và bạn sẽ thấy một nút có tên là Automatic Replies (Out of Office).

out of office

Trong Office 2007 trở về trước, bấm vào nút radio I am currently Out of the Office và nhập tin nhắn vào hộp AutoReply.

out of office outlook

Hãy tiếp tục và đặt ngày bạn sẽ trở lại và đưa vào bất kỳ thông tin liên hệ nào trong trường hợp khẩn cấp, v.v. Nếu bạn nhấp vào OK, mọi người sẽ nhận được thông báo này cho đến khi bạn quay lại hộp thoại này và đổi nó thành I am currently in the office.

Bạn cũng có thể thêm các quy tắc vào phần tin nhắn đến trong khi bạn ra khỏi văn phòng bằng cách nhấp vào Add Rule. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn thực hiện một số hành động nhất định đối với các email đến từ những người khác nhau.

Ví dụ: nếu bạn nhận được email từ khách hàng, bạn có thể muốn chuyển tiếp email đến điện thoại của mình hoặc trả lời bằng một mẫu email khác với mẫu được sử dụng cho nhân viên nội bộ. Nếu bạn không biết cách sử dụng quy tắc, hãy đọc bài viết trước của tôi về cách tạo quy tắc Outlook.

email auto reply

Trong Outlook 2010 và 2013, nó khác một chút. Khi bạn nhấp vào Automatic Replies, bạn sẽ nhận được hộp thoại bật lên giống như hộp thoại hiển thị bên dưới.

automatic replies outlook

Chọn nút Send automatic replies và sau đó chọn mục Only send during this time range nếu bạn biết chính xác ngày bạn sẽ ra ngoài. Nếu bạn bỏ chọn nó, nó sẽ chỉ trả lời tự động cho đến khi bạn mở hộp thoại này và chọn Do not send automatic replies một cách thủ công.

Điều thú vị về phiên bản này là bạn có thể có một thiết lập trả lời tự động riêng cho những người bên trong và những người bên ngoài tổ chức của bạn. Một lần nữa, như với các phiên bản trước của Office, bạn bấm vào Rules nếu bạn muốn thêm một vài ngoại lệ vào trả lời tự động.

Tin nhắn ngoài văn phòng cho Outlook không sử dụng MS Exchange

Vì vậy, thật tuyệt nếu bạn có Outlook với Exchange, nhưng nếu bạn không có quyền truy cập vào Out of Office Assistant hoặc Automatic Replies thì sao? Vâng, có một cách bạn có thể THAM GIA vào trợ lý ngoài văn phòng bằng cách tạo một quy tắc trả lời tự động cùng với một mẫu ngoài văn phòng. Dưới đây là các bước thực hiện.

Bước 1: Trước tiên hãy tạo một thư mới trong Outlook như dạng một email bạn viết cho ai đó. Không đặt bất cứ thứ gì vào hộp TO hoặc CC. Nhập tin nhắn email của bạn và cũng đặt tên chủ đề.

new office email

Bấm vào nút Microsoft Office hoặc tab File trong các phiên bản Office mới hơn và chọn Save As. Trong hộp tổ hợp Save as, chọn Outlook Template. Nhập tên như là Out Of Office Reply trong hộp File Name và nhấp vào Save.

out of office template

Bước 2: Bây giờ tất cả những gì chúng ta cần làm là tạo một quy tắc và báo cho Outlook sử dụng mẫu email mới mà chúng ta vừa tạo. Đối với Office 2007, bấm vào menu Tools và đi đến Rules and Alerts.

rules and alerts

Trong Office 2010 và 2013, nhấp vào tab Home, sau đó nhấp vào Rules và chọn Manage Rules & Alerts.

manage rules

Nhấp vào mục New Rule dưới Email Rules để tạo tạo một quy tắc Outlook mới.

new rule outlook

Dưới phần Start from a blank rule, tiếp tục và nhấp vào Check messages when they arrive trong các phiên bản Office cũ hơn hoặc Apply rule on messages I receive trong các phiên bản Office mới hơn, sau đó bấm Next.

apply rule outlook

Tiếp theo, bạn sẽ phải chọn điều kiện nào, nếu có, bạn muốn kiểm tra. Đối với trả lời tự động ngoài văn phòng, tôi thường không kiểm tra bất cứ điều gì vì tôi muốn nó áp dụng cho bất kỳ email nào tôi nhận được.

outlook rule condition

Nhấp vào Next và dưới mục Actions, chọn mục có tên là “Reply using a specific template”  và sau đó trong hộp văn bản thứ hai ở dưới cùng, nhấp vào liên kết có tên là a specific template.

reply using specific template

Bây giờ chọn mẫu mà bạn đã tạo trước đó từ danh sách mẫu. Nếu bạn không thấy mẫu của mình, hãy nhấp vào hộp tổ hợp Look In và chọn Use Templates in File System.

reply template outlook

Chọn Open và sau đó chọn Finish. Bây giờ bất cứ khi nào bạn nhận được một email mới, một phản hồi tự động sẽ được gửi bằng mẫu trả lời tự động của bạn. Outlook cũng sẽ nhớ người mà nó đã gửi tin nhắn và sẽ chỉ gửi một lần cho mỗi địa chỉ email.

Để tắt tính năng này, bạn phải quay lại Rules and Alerts và bỏ chọn hộp bên cạnh quy tắc. Ngoài ra, bạn phải đảm bảo rằng Outlook đang mở trên máy tính của bạn trước khi bạn rời đi để nó gửi trả lời tự động! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy để lại nhận xét. Chúc thành công!

 

 

- Tags: