[TIP] Cách thêm nhận xét vào ô bảng tính trong Excel

Tôi là một người rất thường sử dụng Excel và có một điều luôn làm tôi ngạc nhiên là có vài người thêm nhận xét vào bảng tính Excel của họ!

Thêm và sử dụng nhận xét trong Excel là một cách tuyệt vời để giải thích các công thức, ô và dữ liệu khác trong bảng tính, do đó giúp bạn tiết kiệm thời gian để giải thích với đồng nghiệp! Rất dễ dàng để thêm nhận xét vào các ô trong Excel và tôi sẽ giải thích cách làm điều này trong Excel XP / 2003, Excel 2007, Excel 2010 và Excel 2013.

Nhận xét về cơ bản là các ghi chú có thể được chèn vào bất kỳ ô nào trong Excel. Nó rất hữu ích cho việc nhắc nhở, ghi chú cho người khác và để tham khảo chéo với các workbook khác. Lưu ý rằng các phiên bản Office mới hơn có một tùy chọn có tên Show Ink trong thanh công cụ Comments và nó chỉ khả dụng trên máy tính bảng.

Tính năng này về cơ bản cho phép bạn viết tay một bình luận thay vì gõ một bình luận. Tuy nhiên, trên máy tính để bàn và máy tính xách tay, nó chỉ hữu ích để xem các bình luận viết tay được tạo trên máy tính bảng.

Ngoài ra, có rất nhiều điều khác bạn có thể làm với các nhận xét khi bạn thêm chúng vào bảng tính như định dạng, thay đổi hình dạng, thay đổi kích thước, v.v. Xem phần sau của bài viết để biết thêm những mẹo dành cho bạn.

Thêm nhận xét vào một ô trong Excel 2013

Excel 2013 có vẻ hơi khác so với Excel 2010, nhưng nhìn chung thì nó khá giống nhau. Để thêm nhận xét, nhấp vào tab Review và nhấp vào New Comment sau khi bạn đã chọn ô bạn muốn.

excel 2013 comment

Bây giờ chỉ cần nhập nhận xét của bạn và khi bạn điều hướng khỏi ô đó, bạn sẽ thấy một hình tam giác nhỏ màu đỏ ở góc trên bên phải của ô đó cho biết ô đó có một nhận xét.

cell comment

Thêm nhận xét vào ô trong Excel 2010

Trong Excel 2010, việc thêm một bình luận là cực kỳ dễ dàng và giống như trong Excel 2013. Chỉ cần nhấp vào tab Review và bạn sẽ thấy tất cả các công cụ để nhận xét. Bấm vào ô bạn muốn thêm nhận xét và sau đó bấm vào New Comment.

review new comment

Một cửa sổ hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện ở vị trí mà bạn có thể bắt đầu nhập văn bản. Bạn cũng sẽ thấy hình tam giác nhỏ màu đỏ ở phía trên bên phải của ô, để chỉ ra rằng ô đó có một nhận xét.

comment added

 

Bạn có thể nhanh chóng xem tất cả các nhận xét trên bảng tính bằng cách nhấp vào nút Show All Comments. Điều này sẽ rất có ích nếu trang tính có quá nhiều nhận xét. Bạn cũng có thể nhấp vào PreviousNext để duyệt qua tất cả các nhận xét từng cái một.

Thêm nhận xét vào một ô trong Excel 2007

Quy trình cho Excel 2007 cũng giống như trên. Điều đầu tiên bạn cần làm là nhấp vào ô mà bạn muốn chèn nhận xét. Nhấp vào tab Review trong thanh công cụ để xem các công cụ dùng để chỉnh sửa nhận xét.

excel comments

Trong mục Comments, chọn New Comment. Trong bảng tính Excel, một hộp văn bản nhận xét sẽ xuất hiện nơi bạn có thể nhập nhận xét mới của mình.

add comment

Nhập nhận xét của bạn và nhấp vào bên ngoài hộp văn bản khi bạn hoàn thành. Bạn có thể nhận thấy rằng có một mũi tên nhỏ màu đỏ ở phía trên bên phải của ô, cho biết ô này có một nhận xét. Nhấp vào ô sẽ tự động đưa ra nhận xét.

add comment excel

Thêm nhận xét vào một ô trong Excel XP/2003

Trong Excel 2003 và XP, bạn có thêm một vài tùy chọn để chèn nhận xét vào một ô do không có thanh công cụ. Bạn có thể sử dụng các menu ở trên cùng, menu khi nhấp chuột phải hoặc thanh công cụ đánh giá.

Thêm bình luận bằng thanh menu

Đầu tiên, bạn cần nhấp vào ô mà bạn muốn chèn bình luận vào. Sau đó bấm vào tùy chọn Insert và chọn Comment.

insert comment

Giống như Excel 2007, một hộp văn bản sẽ xuất hiện bên cạnh ô cho phép bạn có thể nhập nhận xét của mình. Ngoài ra, một hình tam giác màu đỏ xuất hiện ở góc trên bên phải của ô.

Thêm nhận xét bằng cách sử dụng Menu khi nhấp chuột

Một cách đơn giản nhưng tiện lợi khác để chèn nhận xét vào một ô Excel là chỉ cần nhấp chuột phải vào ô và chọn Insert Comment. Thao tác này khả dụng trong cả Excel 2007 và Excel 2003.

add comments to excel

Thêm nhận xét bằng cách sử dụng thanh công cụ Reviewing

Cuối cùng, bạn có thể sử dụng thanh công cụ Reviewing trong Excel để thêm nhận xét vào các ô. Để mở thanh công cụ Reviewing, hãy đi đến View, Toolbars, và chọn Reviewing.

.

reviewing toolbar

Biểu tượng đầu tiên ở phía xa bên trái là nút New Comment. Nhấp vào nó và một hộp nhận xét mới sẽ xuất hiện trong ô được chọn.

new comment

Thay đổi kích thước nhận xét.

Bây giờ, hãy nói về một vài điều bạn có thể làm với các nhận xét sau khi chúng được thêm vào. Điều đơn giản đầu tiên là thay đổi kích thước nhận xét. Để làm điều đó, nhấp và kéo một trong các tay cầm ở các góc hoặc cạnh của hộp nhận xét.

resize comment

Định dạng nhận xét

Theo mặc định, không có định dạng trên một nhận xét, nhưng nếu bạn muốn thay đổi phông chữ hoặc tăng kích thước của văn bản thì sao? Để định dạng một nhận xét, trước tiên bạn nhấp vào ô và sau đó nhấp vào Edit Comment. Sau đó, bạn nhấp chuột phải vào bất cứ nơi nào trong nhận xét và chọn Format Comment.

format comment

Bây giờ bạn có thể thay đổi nhóm phông chữ, kiểu phông chữ, cỡ chữ, màu phông chữ và hiệu ứng phông chữ. Bây giờ bạn có thể tự do làm cho nhận xét của bạn trông xấu hoặc đẹp theo ý muốn.

format comment options

Thay đổi hình dạng nhận xét

Theo mặc định, hộp nhận xét là một hình chữ nhật, nhưng bạn thực sự có thể thay đổi hình dạng của nó. Sẽ thật tuyệt nếu Microsoft đã thêm tùy chọn đó vào phần Comments trên tab Review, nhưng vì một số lý do, nó không có ở đó. Thay vào đó, bạn phải thêm mục hình dạng vào thanh công cụ truy cập nhanh.

Để làm điều đó, chọn vào tab File và chọn Options.

excel options

Bây giờ bạn cần nhấp vào Quick Access Toolbar ở phía trên bên trái. Ở trên cùng, bạn sẽ thấy một menu thả xuống Choose commands from; tiếp tục và chọn All Commands from từ danh sách. Cuộn xuống cho đến khi bạn thấy mục Edit Shape, nhấp vào nó và sau đó nhấp vào nút Add>>.

add edit shape

Để thay đổi hình dạng của nhận xét, nhấp vào ô và nhấp vào Edit Comment trước. Sau đó nhấp vào nút Edit Shape mới trong thanh công cụ truy cập nhanh và bạn sẽ thấy một loạt các hình dạng mà bạn có thể chọn.

change comment shape

Sao chép nhận xét vào các ô khác nhau

Nếu bạn muốn sao chép một nhận xét từ ô này sang ô khác, thì nó cũng khá đơn giản. Chỉ cần chọn ô và sau đó nhấn CTRL+C để sao chép nội dung. Tiếp theo, đi đến ô khác, nhấp chuột phải và chọn Paste Special.

paste special comments

Chọn Nhận xét từ danh sách và chỉ các nhận xét sẽ được chèn vào ô mới. Bất cứ điều gì khác trong ô đó vẫn sẽ được giữ nguyên.

Thay đổi Windows Users thành tên riêng của bạn

Có thể bạn đã nhận thấy trong các ảnh chụp màn hình ở trên rằng một số nhận xét thường bắt đầu với “Windows Users” và điều đó bởi vì bản sao của Office được đăng ký mặc định theo tên đó. Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách vào Flie, nhấp vào Options và sau đó nhấp vào General.

office user name

Bạn có thể để trống nếu bạn muốn không có gì xuất hiện trong bình luận hoặc thay đổi nó thành bất kỳ văn bản nào bạn thích. Điều này sẽ xuất hiện ở đầu của tất cả các nhận xét theo mặc định.

Xóa đánh dấu nhận xét khỏi các ô

Cuối cùng, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn ẩn những hình tam giác nhỏ màu đỏ đó khỏi đỉnh của các ô ngay cả khi có một bình luận trong ô? Chà, mà cũng dễ. Đi đến File, Options và sau đó Advanced.

show hide comments

Cuộn xuống mục Display và sau đó bạn sẽ thấy một phần có tên For cells with comments, show: và tại đây bạn có thể chọn từ ba tùy chọn: Không có nhận xét hoặc chỉ báo, Chỉ các chỉ báo và nhận xét về di chuột hoặc Nhận xét và chỉ báo.

Đó là tất cả những gì bạn có thể làm với các nhận xét trong Excel, vì vậy, hy vọng điều này sẽ khiến bạn trông giống như một chuyên gia Excel ở nơi làm việc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Chúc thành công!

 

- Tags: