[TIP] Cách tạo sơ đồ trong PowerPoint

PowerPoint là một ứng dụng mạnh mẽ có thể được sử dụng cho bất kỳ loại bài thuyết trình nào. Một ví dụ tuyệt vời về việc sử dụng PowerPoint là trình bày các quy trình và quyết định bằng biểu đồ và sơ đồ.

Mọi phiên bản Office đều có khả năng thêm các hình dạng biểu đồ tiêu chuẩn như dạng Quy trình, Quyết định, Dữ liệu, v.v., nhưng Office 2007 và các phiên bản mới hơn cũng có một tính năng mới gọi là SmartArt, là các mẫu để hiển thị trực quan ý tưởng, quy trình và sơ đồ.

Điều thú vị về SmartArt là bạn có thể sử dụng kết hợp với các đối tượng biểu đồ tiến trình và chúng khớp với nhau một cách liền mạch. Ví dụ, đây là sơ đồ mà tôi đã tạo trong PowerPoint mất khoảng 5 phút.

powerpoint flowchart

Để bắt đầu tạo sơ đồ, bạn cần nhấp vào tab Insert và sau đó nhấp vào Shapes. Ở phía dưới, bạn sẽ thấy một phần được gọi là Flowchart.

flowchart shapes

Nếu bạn di chuột qua bất kỳ hình dạng nào, nó sẽ cung cấp cho bạn một mô tả nhanh, điều này rất hữu ích trong trường hợp bạn quên hình dạng nào đại diện cho khái niệm nào. Nhấp vào hình dạng bạn muốn sử dụng và sau đó nhấp vào bất kỳ vị trí nào trên trang chiếu để tạo đối tượng hoặc nhấp và kéo để tạo tùy chỉnh kích thước cho sơ đồ.

edit text flowchart

Để nhập văn bản vào sơ đồ, bạn phải nhấp chuột phải vào nó và chọn Edit Text. Theo mặc định, Office sử dụng nền màu xanh và văn bản màu trắng cho tất cả các đối tượng này.

Nếu bạn muốn thay đổi điều này, bạn có thể nhấp chuột phải vào đối tượng và sau đó chọn từ Style, Fill hoặc Outline như được hiển thị ở trên hoặc bạn có thể thực hiện điều tương tự trong thanh công cụ trong phần  Format Tools.

format tools powerpoint

Chỉ cần di chuyển chuột qua các kiểu, làm đầy, hiệu ứng khác nhau để xem chúng sẽ trông linh hoạt như thế nào mà không thực sự phải thay đổi kiểu hiện tại của đối tượng. Lưu ý rằng nếu bạn chèn một đối tượng và sau này bạn muốn thay đổi hình dạng của nó, bạn có thể nhấp vào nút Edit Shape ở phía trên bên trái của ảnh chụp màn hình.

Khi bạn đã có một vài đối tượng trên trang chiếu của mình, bạn có thể kết nối chúng bằng các trình kết nối trong phần Lines. Các đường kết nối là sáu đường ở giữa được tô màu vàng. Bấm vào một trong số chúng và sau đó bấm vào một đối tượng và kéo chuột của bạn đến đối tượng khác để kết nối chúng.

flowchart connector lines

Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ đối tượng hoặc trình kết nối nào và chọn Format Shape để điều chỉnh độ rộng, màu sắc, kiểu dáng, hiệu ứng, v.v.

format shape

Bây giờ bạn có thể dành nhiều thời gian để làm cho sơ đồ của mình trông đẹp mắt bằng cách sử dụng tất cả các tùy chọn định dạng này, nhưng một cách dễ dàng hơn là tìm một đối tượng SmartArt thích hợp. SmartArt bao gồm các mẫu hấp dẫn mà bạn có thể thả vào bản trình bày của mình. Nhấp vào tab Insert và sau đó nhấp vào SmartArt để bắt đầu.

smartart powerpoint

Một hộp thoại sẽ bật lên với một danh sách các danh mục ở bên trái, là một hình thu nhỏ có tất cả các mục trong một danh mục và mô tả của từng mục ở phía bên phải. Bạn có thể thêm các đồ họa đẹp mắt vào trang chiếu của mình, nhấp vào List, cuộn xuống, nhấp vào Trapezoid List, sau đó bấm OK.

smartart trapezoid list

Bây giờ với đối tượng được chọn trên trang chiếu của bạn, hãy tiếp tục và nhấp vào Design trong phần SmartArt Tools ở đầu PowerPoint. Ở đây bạn nên nhấp vào cái cuối cùng ở phía bên phải được gọi là Brick Scene.

brick scene powerpoint

Bạn cũng sẽ thấy một nút có tên Change Colors ở bên trái của Kiểu SmartArt sẽ cho phép bạn chọn một số kết hợp màu tuyệt vời thay vì toàn bộ đồ họa chỉ là một màu.

change graphic colors

Tiếp tục và chọn cái thứ 4 từ bên trái dưới Colorful và bây giờ bạn sẽ có một hình ảnh trông tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng trong bản trình bày của mình.

finished graphic powerpoint

Bây giờ bạn có thể không nhất thiết phải sử dụng đồ họa đó trong sơ đồ của mình, nhưng bạn có thể nhấp vào Process và các danh mục khác để thấy được nhiều đồ họa dạng sơ đồ hơn. Một số mục cho phép bạn chèn hình ảnh, điều này thực sự rất tốt nếu bạn muốn thêm một số hình ảnh hấp dẫn vào sơ đồ của mình.

Nhìn chung, Office có rất nhiều công cụ tích hợp để tạo ra một số sơ đồ tuyệt vời một cách nhanh chóng và dễ dàng. Microsoft cũng định kỳ phát hành thêm đồ họa SmartArt mà bạn có thể tải xuống miễn phí. Chúc thành công!

- Tags: