[TIP] Cách tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

Bạn có biết rằng bạn có thể tạo biểu mẫu trong Word mà mọi người có thể điền vào không? Khi nghe về các biểu mẫu có thể điền, bạn hầu như luôn luôn nghĩ đến các tài liệu Adobe và PDF bởi vì đó là định dạng phổ biến nhất.

Tuy nhiên, Word cũng là một công cụ khá mạnh mẽ và bạn có thể sử dụng nó để tạo các biểu mẫu mà bạn có thể in hoặc gửi qua email, vv một cách nhanh chóng. Nếu bạn cần tạo một bản khảo sát sẽ được gửi tới nhiều người và bạn muốn tất cả các câu trả lời được tự động kiểm tra, thì tốt nhất bạn nên sử dụng Google Docs để tạo bản khảo sát.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo biểu mẫu bằng hộp văn bản, hộp đánh dấu, bộ chọn ngày và hộp danh sách. Bạn cũng có thể làm cho biểu mẫu của mình trông đẹp mắt hơn nếu bạn sử dụng bảng để sắp xếp mọi thứ trong biểu mẫu.

Sử dụng tab Developer

Theo mặc định, bạn sẽ không thể tạo các biểu mẫu trong Word trừ khi bạn bật tab Developer trong thanh công cụ. Vì nó không được nhiều người sử dụng, nên Microsoft đã vô hiệu hóa nó theo mặc định. Để bật tab, nhấp vào File và sau đó Options.

file options

Ở bên trái, nhấp vào Customize Ribbon và sau đó chọn hộp Developer ở hộp danh sách bên p.

customize ribbon word

Nhấn OK và nhấp vào tab trên thanh công cụ. Phần chúng ta cần quan tâm đến là Controls.

Tạo một biểu mẫu trong Word

Phần Controls có khoảng tám điều khiển khác nhau mà bạn có thể thêm vào tài liệu Word của mình: Văn bản có định dạng, Văn bản thuần túy, Hình ảnh, Tạo thư viện dạng khối, Hộp đánh dấu, Hộp tổ hợp, Danh sách thả xuống và Bộ chọn ngày.

developer tab controls

Để chèn một điều khiển, chỉ cần nhấp vào nó và nó sẽ xuất hiện bất cứ nơi nào con trỏ của bạn được đặt. Trong ví dụ dưới đây của tôi, tôi đã tạo một bảng và thêm hai hộp văn bản đơn giản cho tên và họ.

plain text content control

Theo mặc định, mỗi điều khiển có văn bản phụ của nó. Đối với điều khiển văn bản đơn giản, đó là Nhấp hoặc nhấn vào đây để nhập văn bản. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản này đối với bất kỳ điều khiển nào bằng cách nhấp vào nút Design Mode nằm bên phải các biểu tượng điều khiển.

design mode word

Bạn sẽ thấy một số trình giữ chỗ màu xanh xuất hiện ở bên trái và bên phải của bất kỳ điều khiển nào bạn vừa thêm vào tài liệu của mình. Chọn văn bản và thay đổi nó thành bất cứ điều gì bạn thích. Nhấp vào nút Design Mode một lần nữa để thoát khỏi chế độ.

Tiếp theo, nhấp vào điều khiển mới được thêm của bạn để nó được tô sáng và sau đó nhấp vào Properties, ngay bên dưới nút Design Mode. Mỗi điều khiển sẽ có một bộ tùy chọn tiêu chuẩn với các tùy chỉnh ở phía dưới dựa trên loại điều khiển đó.

content control properties

Tại đây bạn có thể đặt một tiêu đề, thay đổi màu sắc, định kiểu văn bản và chỉ định liệu điều khiển có thể được chỉnh sửa hoặc xóa hay không. Ở phía dưới cùng là các tùy chọn điều khiển cụ thể, đối với trường hợp điều khiển văn bản đơn giản, tùy chọn là bạn có muốn cho phép điều khiển có nhiều dòng hay không. Tùy chọn cuối cùng này rất hữu ích nếu bạn cần ai đó gõ một đoạn văn bản.

Vì vậy, sự khác biệt giữa một điều khiển văn bản đơn giản và điều khiển văn bản có định dạng là gì? Chà, không nhiều lắm. Trong điều khiển văn bản có định dạng, bạn có thể thay đổi cài đặt phông chữ / màu cho từng từ riêng lẻ, trong khi điều khiển văn bản đơn giản sẽ áp dụng định dạng cho tất cả văn bản. Bạn sẽ nghĩ rằng điều khiển văn bản đơn giản sẽ không cho phép in đậm, thay đổi phông chữ hoặc thay đổi màu sắc, nhưng thực tế thì không như vậy.

Kế đó, tôi tiếp tục và thêm một danh sách điều khiển thả xuống cho biểu mẫu của tôi. Bạn có thể thấy nó có một mục có tên là Choose an item và chính là nó. Để thêm các mục vào danh sách, bạn phải bấm vào Properties.

dropdown list properties

Nhấp vào nút Add và sau đó nhập tên cho sự lựa chọn của bạn. Theo mặc định, Display NameValue sẽ giống nhau, nhưng bạn có thể thay đổi nó nếu muốn. Thực sự không có lý do gì để thay đổi giá trị trừ khi bạn đang viết macro cho Word và tham khảo các điều khiển trong mã.

Khi bạn đã thêm tất cả các lựa chọn của mình, hãy tiếp tục và nhấp vào OK và bây giờ bạn có thể chọn các tùy chọn từ danh sách thả xuống.

drop down list

Sự khác biệt duy nhất giữa điều khiển danh sách thả xuống và điều khiển hộp tổ hợp là cái sau cho phép người dùng nhập giá trị của riêng họ nếu họ muốn. Trong danh sách thả xuống, bạn phải chọn một trong các lựa chọn trong danh sách. Trong hộp tổ hợp, bạn có thể chọn từ danh sách hoặc nhập giá trị của riêng bạn.

Điều khiển bộ chọn ngày hoạt động giống như bất kỳ công cụ chọn ngày nào bạn có thể đã sử dụng trên các trang web đặt vé máy bay, v.v. Khi bạn nhấp vào nó, lịch sẽ xuất hiện và bạn chỉ cần nhấp vào ngày cần chọn.

date picker control

Nếu bạn nhấp vào mục Properties, bạn sẽ thấy rằng có khá nhiều tùy chọn để kiểm soát bộ chọn ngày.

date picker properties

Bạn có thể chọn một định dạng khác để hiển thị ngày và chọn một loại lịch khác. Điều khiển hình ảnh là một tùy chọn tuyệt vời khác cho phép người dùng chèn ảnh một cách dễ dàng.

picture content control

Khi người dùng nhấp vào hình ảnh, một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi họ có thể chọn ảnh từ máy tính của mình, từ tìm kiếm hình ảnh Bing hoặc từ OneDrive. Họ cũng có các tùy chọn cho Facebook và Flickr.

insert picture word

Bây giờ, hãy thêm một vài hộp đánh dấu vào tài liệu của chúng ta. Lưu ý rằng khi bạn thêm một hộp đánh dấu và cố gắng nhập văn bản vào đó, nó sẽ cho bạn biết rằng tùy chọn này đã bị khóa. Tôi nghĩ đây là do thiết kế. Bạn phải bấm vào bên cạnh hộp đánh dấu và sau đó nhập văn bản của bạn.

checkbox example word

Cuối cùng, bạn có thể chèn một điều khiển dạng khối, cho phép bạn chọn nội dung từ Quick Parts và AutoText. Nếu bạn không hiểu những gì tôi đang nói, hãy xem lại bài viết của tôi về cách sử dụng AutoText và Quick Parts trong Word. Trong ví dụ của tôi, tôi đã thêm một số trích dẫn vào AutoText tùy chỉnh và sau đó liên kết điều khiển với nó thông qua hộp thoại Properties.

building block control

Khi bạn có tất cả các điều khiển trong tài liệu của mình theo cách bạn muốn, thì việc bảo vệ tài liệu để người dùng chỉ có thể điền vào các trường biểu mẫu có thể là một ý tưởng tuyệt vời. Để thực hiện việc này, nhấp vào Restrict Editing trên tab Developer.

restrict editing

Trong mục được hiển thị bên phải, nhấp vào menu thả xuống bên dưới phần Editing restrictions và chọn Filling in forms. Đảm bảo bạn đã chọn mục Allow only this type of editing in the document .

word restrict editing

Nhấp vào Yes, Start Enforcing Protection và sau đó nhập mật khẩu nếu bạn muốn. Bây giờ chỉ các trường biểu mẫu mới có thể được chỉnh sửa và mọi thứ khác sẽ bị khóa / bảo vệ. Người dùng có thể dễ dàng sử dụng phím TAB để di chuyển giữa các trường khác nhau.

Nhìn chung, Word không phải là công cụ tuyệt vời nhất để tạo các biểu mẫu, nhưng nó rất tốt và có lẽ là quá đủ cho hầu hết mọi người. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Chúc thành công!

- Tags: