[TIP] Cách tách tên và họ trong Excel

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Excel, có lẽ bạn đã gặp tình huống khi bạn có một tên trong một ô và bạn cần tách tên thành các ô khác nhau. Đây là một vấn đề rất phổ biến trong Excel và bạn có lẽ đã tìm kiếm Google và tải xuống 100 macro khác nhau được viết bởi nhiều người khác nhau để làm điều đó.

Tuy nhiên, trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập một công thức để bạn có thể tự làm và thực sự hiểu được những gì đang diễn ra. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Excel, thì có lẽ bạn nên tìm hiểu một số chức năng nâng cao hơn để bạn có thể làm những điều thú vị hơn với dữ liệu của mình.

Nếu bạn không thích công thức và muốn có giải pháp nhanh hơn, hãy cuộn xuống phần Text to Columns, phần này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng Excel để thực hiện điều tương tự. Ngoài ra, tính năng chuyển văn bản thành cột cũng tốt hơn nếu bạn có nhiều hơn hai mục trong một ô bạn cần tách. Ví dụ: nếu một cột có 6 trường kết hợp với nhau, thì việc sử dụng các công thức dưới đây sẽ trở nên thực sự lộn xộn và phức tạp.

Tách tên trong Excel

Để bắt đầu, chúng ta hãy xem cách các tên thường được lưu trữ trong bảng tính Excel. Hai cách phổ biến nhất mà tôi thấy là tên họ chỉ với một khoảng trắng và họ, tên với một dấu phẩy ở giữa. Bất cứ khi nào tôi thấy một chữ cái đầu ở giữa, thì nó thường là tên chữ lót họ như sau:

separate names excel

Sử dụng một số công thức đơn giản và kết hợp một vài công thức lại với nhau, bạn có thể dễ dàng tách tên, họ và chữ cái đầu thành các ô riêng biệt trong Excel. Hãy bắt đầu với việc trích xuất phần đầu tiên của tên. Trong trường hợp của tôi, chúng ta sẽ sử dụng hai hàm: left và search. Theo logic thì đây những gì chúng ta cần làm:

Tìm kiếm văn bản trong ô để tìm dấu cách hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó lấy ra tất cả các chữ cái ở bên trái của vị trí đó.

Đây là một công thức đơn giản giúp việc này được thực hiện một cách chính xác: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), với NN là ô có tên được lưu trữ trong đó. -1 là để xóa khoảng trắng thừa hoặc dấu phẩy ở cuối chuỗi.

extract names excel

Như bạn có thể thấy, chúng ta bắt đầu với hàm trái, có hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ đầu chuỗi. Trong trường hợp đầu tiên, chúng ta tìm kiếm một khoảng trắng bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép và đặt khoảng trắng ở giữa. Trong trường hợp thứ hai, chúng ta đang tìm kiếm một dấu phẩy thay vì khoảng trắng. Vậy kết quả cho 3 kịch bản mà tôi đã đề cập là gì?

excel separate names

Chúng ta có tên từ hàng 3, họ của hàng 5 và tên từ hàng 7. Tuyệt vời! Vì vậy, tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được lưu trữ, bây giờ bạn đã trích xuất tên hoặc họ. Hãy chuyển đến phần tiếp theo. Đây là những gì chúng ta cần làm một cách hợp lý bây giờ:

– Tìm kiếm văn bản trong ô đối với một khoảng trắng hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó trừ vị trí khỏi tổng chiều dài của chuỗi. Công thức sẽ như sau:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

excel formulas

Vì vậy, bây giờ chúng ta sử dụng hàm right. Điều này cũng có hai đối số: chuỗi và số lượng ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ cuối chuỗi đến bên trái. Vì vậy, chúng ta muốn độ dài của chuỗi trừ đi vị trí của dấu cách hoặc dấu phẩy. Thao tác này sẽ lấy mọi thứ ở bên phải của dấu cách hoặc dấu phẩy đầu tiên.

excel extract first name

Tuyệt vời, bây giờ chúng ta có phần thứ hai của tên! Trong hai trường hợp đầu tiên, bạn đã thực hiện khá nhiều, nhưng nếu có một chữ lót trong tên, bạn có thể thấy rằng kết quả vẫn bao gồm họ với chữ lót. Vậy làm thế nào để chúng ta chỉ lấy họ và loại bỏ chữ lót? Dễ dàng! Chỉ cần sử dụng lại công thức tương tự mà chúng ta đã sử dụng để có được phần thứ hai của tên.

excel extract last name

Vì vậy, chúng ta chỉ đang thực hiện một lệnh right khác và lần này áp dụng công thức trên ô có sự kết hợp giữa họ và chữ lót. Nó sẽ tìm khoảng trắng sau chữ lót và sau đó lấy độ dài trừ đi vị trí của số ký tự khoảng trắng ở cuối chuỗi.

names split excel

Vì vậy, có bạn đã làm được! Bây giờ bạn đã chia tên và họ thành các cột riêng biệt bằng một vài công thức đơn giản trong Excel! Rõ ràng, không phải ai cũng sẽ định dạng văn bản của họ theo cách này, nhưng bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nó cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Chuyển văn bản sang cột

Ngoài ra còn có một cách dễ dàng khác để bạn có thể tách văn bản kết hợp thành các cột riêng biệt trong Excel. Nó có một tính năng được gọi là Text to Columns và nó hoạt động rất tốt. Nó cũng hiệu quả hơn nhiều nếu bạn có một cột có nhiều hơn hai phần dữ liệu.

Ví dụ, bên dưới tôi có một số dữ liệu trong đó một hàng có 4 phần dữ liệu và hàng còn lại có 5 phần dữ liệu. Tôi muốn chia nó thành 4 cột và 5 cột tương ứng. Như bạn có thể thấy, việc cố gắng sử dụng các công thức trên sẽ không hiệu quả.

Trong Excel, trước tiên hãy chọn cột bạn muốn tách. Sau đó, tiếp tục và nhấp vào tab Data và sau đó nhấp vào Text to Columns.

Thao tác này sẽ mở cửa sổ Text to Columns. Trong bước 1, bạn chọn xem trường sẽ được phân định hay có chiều rộng cố định. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ chọn Delimited.

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ chọn dấu phân cách. Bạn có thể chọn từ tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách hoặc nhập một tùy chọn vào.

Cuối cùng, bạn chọn định dạng dữ liệu cho cột. Thông thường, General sẽ hoạt động tốt đối với hầu hết các loại dữ liệu. Nếu bạn có một cái gì đó cụ thể như ngày tháng, thì sau đó chọn định dạng đó.

Nhấp Finish và xem cách dữ liệu của bạn được phân tách một cách kỳ diệu thành các cột. Như bạn có thể thấy, một hàng biến thành năm cột và một hàng khác thành bốn cột. Tính năng Text to Columns rất hữu ích và có thể làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Nếu bạn gặp vấn đề tách các tên không theo các định dạng tôi đề cập ở trên, hãy bình luận kèm với dữ liệu của bạn và tôi sẽ cố gắng giúp đỡ. Chúc thành công!

- Tags: