[TIP] So sánh hai tệp Excel bằng cách sử dụng SpreadSheet Compare

Office 2013 Professional Plus có một vài tính năng mới bao gồm một chương trình mới có tên Spreadsheet Compare.

Spreadsheet Compare tiến hành so sánh hai tệp Excel và cho bạn biết sự khác biệt giữa chúng trong một bảng rất gọn và đẹp. Bạn có thể nhanh chóng thấy sự khác biệt trong công thức giữa hai bảng tính cũng như sự khác biệt về giá trị.

Đây là một chương trình rất hữu ích, đặc biệt khi bạn sử dụng Excel rất nhiều để cộng tác với người khác. Nếu bạn gửi email cho ai đó một tệp Excel và họ thực hiện thay đổi đối với một vài công thức, v.v.,

Bạn có thể sử dụng Spreadsheet Compare để nhanh chóng xem những chỉnh sửa nào được thực hiện so với bản gốc. Trong bài đăng này, tôi sẽ hướng dẫn bạn thông qua giao diện của chương trình này và cách bạn có thể sử dụng nó.

Lưu ý: Spreadsheet Compare của Microsoft chỉ khả dụng nếu bạn có Office 2013 Pro Plus hoặc Office 365 ProPlus. Nó không sử dụng được trong Office 2016 vì một số lý do. Ngoài ra còn có một chương trình so sánh bảng tính nguồn mở trên SourceForge, nhưng nó khác với Microsoft.

Cách sử dụng Spreadsheet Compare

Khi bạn mở Spreadsheet Compare lần đầu tiên, bạn sẽ thấy màn hình chính của nó trông như thế này:

speadsheet compare

Chỉ có một tab công cụ trong chương trình, trong đó có một vài tùy chọn như hiển thị công thức, thay đổi kích thước các ô để phù hợp và xuất kết quả. Ở giữa là chế độ xem màn hình dạng phân chia của hai tệp Excel mà bạn sẽ so sánh.

Ở phía dưới là ba cửa sổ, một cửa sổ cho các tùy chọn bạn muốn xem, một cửa sổ để xem sự khác biệt thực tế khi xem ở dạng bảng và một cửa sổ hiển thị rõ vị trí có sự khác biệt.

Nhấp vào mục Compare Files ở phía bên trái trên cùng và sau đó chọn hai tệp Excel mà bạn muốn so sánh.

compare two excel files

Bây giờ bạn có thể nhanh chóng nhìn thấy các ô được mã hóa màu có những giá trị hoặc công thức khác nhau.

excel differences

Như bạn có thể thấy, các giá trị được nhập là màu xanh lá cây, công thức có màu tím, các giá trị đã được tính là màu xanh lam, v.v. Đây là những bảng tính mẫu của tôi trong đó một bảng tính lấy 5 cặp số và cộng chúng lại và bảng tính khác chỉ tiến hành nhân các cặp số.

compare two spreadsheets

Vì sự khác biệt duy nhất là một cột đang sử dụng phép cộng và một cột đang sử dụng phép nhân, nên các giá trị được tô sáng màu tím, điều đó có nghĩa là sự khác biệt nằm trong các công thức. Bạn cũng có thể nhấp vào mục Show Formulas trong thanh công cụ để nhanh chóng thấy sự khác biệt giữa các công thức.

see differences

Bảng ở phía dưới sẽ nhanh chóng cung cấp cho bạn tổng quan chi tiết về các thay đổi. Lưu ý rằng bạn có thể bỏ chọn bất kỳ mục nào ở bên trái trong trường hợp có hàng trăm mục nhập vào. Bạn có thể lọc để chỉ xem các thay đổi về giá trị đã nhập, giá trị được tính toán, công thức, v.v.

table view

Biểu đồ bên phải sẽ nhanh chóng cho bạn biết có bao nhiêu loại thay đổi được thực hiện trong bảng tính:

changes graph

Cuối cùng, bạn có thể xuất kết quả ra một bảng tính Excel hoặc sao chép kết quả vào clipboard. Các kết quả về sự khác biệt được xuất ra về cơ bản thì chỉ là việc xuất một bảng được hiển thị ở trên.

exported results

Đó là tất cả về Spreadsheet Compare. Nó là một công cụ tiện dụng tuyệt vời cho những người phải làm việc với nhiều phiên bản của cùng một bảng tính và nó chắc chắn có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Chúc thành công!

- Tags: