[TIP] Cách sắp xếp văn bản trong Word

Khi hầu hết mọi người nghĩ đến việc sắp xếp văn bản trong một ứng dụng, họ nghĩ đến việc sắp xếp các ô trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có nội dung nào đó cho Word biết vị trí bắt đầu và kết thúc của các phần khác nhau trong văn bản.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một vài cách bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word. Lưu ý rằng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel, bạn có thể dễ dàng chèn bảng tính Excel vào tài liệu Word của mình.

Sắp xếp các danh sách trong Word

Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp trong Word. Loại đầu tiên chỉ đơn giản là một danh sách các từ hoặc cụm từ mà mỗi từ hoặc cụm từ một dòng riêng biệt. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc gạch đầu dòng. Thứ ba là danh sách được sắp xếp hoặc đánh số.

Trong mỗi trường hợp này, ngắt dòng (còn được gọi là trả về đầu dòng) cho Word biết vị trí một từ hoặc cụm từ kết thúc và từ bắt đầu tiếp theo. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.

Three Types of Lists in Word

Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào, hãy bắt đầu bằng cách chọn danh sách bằng chuột. Chỉ cần bắt đầu ở đầu danh sách, giữ nút chuột trái và kéo chuột cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.

Sau đó, nhấp vào tab Home trên thanh công cụ và tìm phần có tiêu đề Paragraph. Tìm kiếm một mục có chữ A và Z trên đó và một tên chỉ xuống. Đây là lệnh Sort. Nhấp vào nút Sort và Word sẽ mở cửa sổ Sort Text.

Click the Sort Button in Word

Trên cửa sổ Sort Text, bạn sẽ nhận thấy có một số tùy chọn. Trước tiên, bạn cần chỉ ra rằng bạn muốn sắp xếp văn bản mà bạn đã chọn theo đoạn văn. Mặc dù chúng ta chỉ có một từ trên mỗi dòng, Word vẫn coi mỗi dòng là đoạn riêng vì chúng ta đã nhấn phím enter để đến dòng tiếp theo. Sắp xếp theo đoạn là tùy chọn mặc định.

Sort Text in Word

Tiếp theo chúng ta cần nói cho Word biết những gì chúng ta đang sắp xếp. Xác định mục trên menu bên dưới có tên Type và chọn Text. Đây cũng là tùy chọn mặc định.

Cuối cùng, chúng ta cần cho Word biết chúng ta muốn sắp xếp văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hay thứ tự giảm dần (Z đến A). Thứ tự tăng dần là tùy chọn mặc định. Khi hoàn tất, nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp văn bản của bạn với các tùy chọn bạn đã chọn.

Sorting Complete in Word

Lưu ý rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào nút Options, bạn có thể định cấu hình các cài đặt nâng cao như dấu tách trường và có nên phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.

sort options

Sắp xếp văn bản trong bảng

Kiểu sắp xếp này có vẻ hơi quen thuộc với bạn nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel. Giống như một bảng tính Excel, một bảng chứa các hàng, cột và có thể chứa các tiêu đề trong hàng đầu tiên. May mắn thay, Word cung cấp cho bạn nhiều tính năng tương tự để sắp xếp văn bản như được tìm thấy trong Excel.

Giả sử bạn có một bảng trong Word như hình bên dưới.

Table of Data in Word

Lưu ý rằng có các cột tiêu đề trong hàng đầu tiên và cột đầu tiên chứa văn bản chúng ta muốn sắp xếp. Hãy giả sử rằng lần này chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa nhấp vào nút Sort trong phần Paragraph của thanh công cụ.

Lưu ý ở góc dưới bên trái của cửa sổ Sort rằng Word đã phát hiện các tiêu đề ở hàng đầu tiên. Cũng lưu ý rằng ở vị trí thứ nhất của menu bên dưới mục Sort đã có cột tiêu đề Name trong hộp tùy chọn.

Phần còn lại của các tùy chọn giữ nguyên ngoại trừ nhớ thay đổi hướng sắp xếp thành Giảm dần. Khi hoàn tất, nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp bảng bằng các tùy chọn mà chúng ta đã chọn.

Sort Table in Word

Sắp xếp văn bản trong Word rất đơn giản miễn là bạn có cách để cho Word phân biệt được giữa một yếu tố dữ liệu với phần tử tiếp theo. Nếu bạn cố gắng tìm hiểu các cài đặt sắp xếp một chút, bạn sẽ phát hiện ra rằng bạn có thể sắp xếp bằng nhiều cột và thậm chí cả tab và văn bản được phân tách bằng dấu phẩy trong tài liệu Word.

Mặc dù không hữu ích như sắp xếp dữ liệu trong Excel, bạn có thể tiết kiệm thời gian với Word bằng cách sử dụng các ứng dụng để sắp xếp đoạn và văn bản trong bảng với giao diện tương tự như trong bảng tính Excel. Chúc thành công!

 

- Tags: