[TIP] Liên kết các ô giữa các trang tính và các Workbook trong Excel

Một điều phổ biến cần làm trong Excel là sử dụng một trang để thu thập dữ liệu thô, chẳng hạn như tổng doanh số và sau đó sử dụng một tab khác hoặc thậm chí là một bảng tính khác để tạo tổng kết hoặc báo cáo; Mặc dù vậy, điều này đòi hỏi bạn phải liên kết các ô trước. May mắn thay, điều này khá dễ dàng.

Để xem nó hoạt động như thế nào, trước tiên hãy tạo hoặc mở một trang tính có một số dữ liệu trong đó; Ở đây, chúng tôi sẽ sử dụng bảng dữ liệu như hiển thị bên dưới:

Data Sheet

Tô đen và sao chép các ô bạn muốn liên kết, trong trường hợp này, các ô chúng tôi muốn liên kết là  tổng số YTD cho mỗi mười năm trước. Tiếp theo, mở một trang tính mới bằng cách nhấp vào một trong các tab ở cuối workbook hoặc bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu cộng nhỏ.

Sau đó, di chuyển đến vị trí bạn muốn đặt liên kết của mình trong tab mới và tô đen chính xác số ô mà bạn đã tô đen ở tab đầu tiên.

Điều đáng chú ý là trong các phiên bản Excel mới hơn, bạn có thể chỉ cần nhấp chuột phải vào bất cứ đâu và chọn Paste Link thay vì chọn một khu vực có cùng số lượng ô như lựa chọn ban đầu.

Place to Paste Link

Sau đó, nhấp chuột phải vào khu vực đã chọn, bạn sẽ nhìn thấy menu này:

Paste Options

Chú ý mục Paste Options: có sáu biểu tượng cho bạn lựa chọn, từ trái sang phải như sau: Dán (Paste), Giá trị (Values), Công thức (Formulas), Chuyển đổi (Transpose), Định dạng (Formatting) và Dán liên kết (Paste Link).

Để dán dữ liệu từ tab khác , chọn Paste Link. 

Lưu ý: Excel 2010/2013/2016, không giống như những phiên bản Excel trước đó, cho phép bạn xem những gì sẽ được dán vào trang tính của bạn khi bạn di chuột qua các tùy chọn.

Để xem những gì sẽ xảy ra khi bạn dán liên kết của mình, hãy di chuyển đến một trong các ô được sao chép và lưu ý những gì nó hiển thị:

Show result of Pasting In Cell

Trong ví dụ trên, “Raw Sales Numbers” chỉ tên của trang tính gốc, trong khi dấu chấm than là con trỏ; bởi vì trong trường hợp này nó đang chỉ vào ô đang thực hiện (P7).

Do đó, trong bảng này, nội dung của ô E5 trong tab mới là bất cứ thứ gì có trong ô P7 trên tab có tên “Raw Sales Numbers”.

Quá trình liên kết giữa các workbook hầu như giống nhau; điểm khác biệt là, thay vì dán vào một trang tính mới, mà thay vào đó bạn dán vào các ô trong một bảng tính hoàn toàn khác.

Paste between Sheets

Địa chỉ cho một trong các ô được dán bây giờ trông như thế này:

Pasted address into Workbook Cell Contents

Trong trường hợp này, nội dung đầu tiên ô hiển thị là nó là một bảng Excel bên ngoài, sau đó là địa chỉ đường dẫn của tệp, sau đó là tên trang tính và cuối cùng là tên phạm vi được tạo tự động cho phạm vi ô được chỉ định.

Ngoài ra, bạn có thể tạo bất kỳ số lượng liên kết đến cùng một bộ ô như bạn muốn. Bất cứ khi nào bạn cập nhật các ô ban đầu, dữ liệu sẽ được cập nhật ở tất cả các vị trí mà bạn đã tạo liên kết.

Liên kết giữa các tab hoặc workbook là một điều hữu ích khi bạn muốn có dữ liệu thô ở một nơi và kết quả ở một nơi khác.

Điều này đặc biệt đúng với các trang tính lớn, nơi có thể trở nên khó khăn để xem nội dung trong đó là những gì; Nhóm kết quả trên một tab mới giúp làm rõ bảng tính của bạn và làm cho chúng dễ đọc và dễ hiểu hơn.

- Tags: