[TIP] Cách sử dụng các hàm tổng hợp để tổng hợp dữ liệu trong Excel

Đối với những người sử dụng Excel thường xuyên, số lượng công thức và các hàm có sẵn để tính tổng và thao tác dữ liệu là rất nhiều. Excel được mọi người sử dụng theo nghĩa đen: từ sinh viên trong một lớp tài chính đến các nhà quản lý quỹ phòng hộ ở Phố Wall. Nó cực kỳ có ích, nhưng đồng thời rất đơn giản.

Đối với những người mới bắt đầu sử dụng Excel, một trong những nhóm hàm đầu tiên bạn nên tìm hiểu là các hàm tổng hợp. Chúng bao gồm SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL và AGGREGATE. Các hàm này hoạt động tốt nhất trên dữ liệu dạng số.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một công thức và chèn hàm vào bảng tính Excel. Mỗi hàm trong Excel lấy các đối số, là các giá trị mà các hàm cần để tính toán cho ra kết quả.

Hiểu các công thức & hàm

Ví dụ: nếu bạn cần cộng 2 và 2 lại với nhau, hàm sẽ là SUM và các đối số sẽ là số 2 và 2. Chúng ta thường viết là 2+2, nhưng trong Excel bạn sẽ viết nó là =SUM(2+2). Ở đây bạn có thể thấy kết quả của việc bổ sung đơn giản hai chữ số này.

sum function excel

Mặc dù công thức này không có gì sai, nhưng nó thực sự không cần thiết. Bạn chỉ cần gõ =2+2 trong Excel và sẽ cho ra kết quả trương tự. Trong Excel, khi bạn sử dụng một hàm như SUM, việc sử dụng các đối số sẽ có ý nghĩa hơn. Với hàm SUM, Excel phải có ít nhất hai đối số, chúng là các tham chiếu đến các ô trên bảng tính.

Làm thế nào để chúng ta tham chiếu một ô bên trong công thức Excel? Chà, điều đó khá dễ dàng. Mỗi hàng có một số và mỗi cột có một chữ cái. A1 là ô đầu tiên trên bảng tính ở trên cùng bên trái. B1 sẽ là ô bên phải của A1. A2 là ô ngay bên dưới A1. Quá dễ dàng phải không?

Trước khi chúng ta viết công thức mới, hãy thêm một số dữ liệu vào cột A và B. Tiếp tục và nhập các số ngẫu nhiên vào ô từ A1 đến A10 và B1 đến B10 cho tập dữ liệu của chúng ta. Bây giờ đi đến ô D1 và nhập =SUM(A1,B1). Bạn sẽ thấy kết quả chỉ đơn giản là giá trị của A1+B1.

excel sum

Có một vài điều cần lưu ý khi nhập công thức trong Excel. Đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn nhập dấu ngoặc đơn mở đầu tiên ( sau tên hàm, thì Excel sẽ tự động cho bạn biết các đối số mà hàm đó sử dụng. Trong ví dụ của chúng ta, nó hiển thị number1, number2, v.v. Bạn tách các đối số bằng dấu phẩy. Hàm SUM này có thể lấy vô số giá trị vì đó là mặc định của hàm SUM.

Thứ hai, bạn có thể nhập tham chiếu ô theo cách thủ công (A1) hoặc bạn có thể nhấp vào ô A1 sau khi bạn nhập dấu ngoặc đơn mở. Excel cũng sẽ ttoo đen ô có cùng màu với ô tham chiếu để bạn có thể thấy chính xác các giá trị tương ứng.

Vì vậy, chúng ta đã cộng một hàng với nhau, nhưng làm thế nào chúng ta có thể cộng tất cả các hàng khác mà không cần nhập lại công thức hoặc sao chép và dán? May mắn thay, Excel làm điều này dễ dàng.

Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới cùng bên phải của ô D1 và bạn sẽ nhận thấy nó thay đổi từ dấu thập trắng sang dấu cộng màu đen.

excel drag cursor

Bây giờ bấm và giữ chuột kéo xuống. Kéo con trỏ xuống hàng chứa dữ liệu cuối cùng và sau đó buông ra ở cuối hàng.

drag formula down

Excel là đủ thông minh để biết rằng các công thức nên thay đổi và lấy giá trị trong hàng khác chứ không phải chỉ dùng một công thức A1 + B1 trong suốt quá trình. Thay vào đó, bạn sẽ thấy A2+B2, A3+B3 v.v.

autosum cells

Cũng có cách khác để sử dụng hàm SUM đó là giải thích một khái niệm sau các đối số trong Excel. Ví dụ chúng ta muốn cộng tất cả các giá trị từ A1 đến A12, thì chúng ta sẽ làm thế nào? Chúng ta có thể gõ một nội dung như =SUM(A1, A2, A3, etc), nhưng điều này tốn rất nhiều thời gian. Một cách tốt hơn là sử dụng phạm vi trong Excel.

Để tính tổng A1 đến A12, tất cả những gì chúng ta phải làm là gõ =SUM(A1:A12) với dấu hai chấm ngăn cách hai tham chiếu ô thay vì dấu phẩy. Bạn thậm chí có thể nhập =SUM(A1:B12) và nó sẽ tính tổng tất cả các giá trị trong A1 đến A12 và B1 đến B12.

sum cell range

Trên đây là những điều rất cơ bản về cách sử dụng các hàm và công thức trong Excel, nhưng nó đủ để bạn có thể bắt đầu sử dụng tất cả các hàm tổng hợp dữ liệu.

Các hàm tổng hợp

Sử dụng cùng một bộ dữ liệu, chúng ta sẽ sử dụng các hàm tổng hợp còn lại để xem chúng ta có thể tính toán loại số nào. Hãy bắt đầu với các hàm COUNTCOUNTA.

count vs counta

Ở đây tôi đã nhập hàm COUNT vào D2 và hàm COUNTA vào E2, sử dụng phạm vi A2:A12 làm tập dữ liệu cho cả hai hàm. Tôi cũng đã thay đổi giá trị trong A9 thành chuỗi văn bản hello để hiển thị sự khác biệt. COUNT chỉ đếm các ô có số trong khi COUNTA đếm các ô có chứa văn bản và số. Cả hai hàm này không đếm các ô trống. Nếu bạn muốn đếm các ô trống, hãy sử dụng hàm COUNTBLANK.

Tiếp theo là các hàm AVERAGE, MEDIANMODE. Average là trung bình, median là số giữa trong một tập hợp số và mode là một số hoặc các số phổ biến nhất trong một tập hợp số. Trong các phiên bản Excel mới hơn, bạn có hàm MODE.SNGLMODE.MULT bởi vì có thể có nhiều hơn một số là số phổ biến nhất trong một tập hợp số. Tôi đã sử dụng phạm vi B2:B12 trong ví dụ bên dưới.

average median mode

Tiếp tục, chúng ta có thể tính MIN, MAX và STDEV cho tập hợp các số trong phạm vi B2:B12. Hàm STDEV sẽ tính toán cách các giá trị được phân tán từ giá trị trung bình. Trong các phiên bản Excel mới hơn, bạn có STDEV.PSTDEV.P , tính toán lần lượt dựa trên toàn bộ dữ liệu hoặc dựa trên một mẫu.

max min stdev

Cuối cùng, hai hàm hữu ích khác là LARGESMALL. Chúng có hai đối số: phạm vi ô và giá trị lớn nhất thứ k bạn muốn trả về. Vì vậy, nếu bạn muốn lấy giá trị lớn thứ hai trong tập hợp, bạn sẽ sử dụng 2 cho đối số thứ hai, 3 cho số lớn thứ ba, v.v. SMALL hoạt động theo cách tương tự, nhưng nó sẽ cho bạn biết số nhỏ nhất thứ k.

excel large small

Cuối cùng, có một hàm gọi là AGGREGATE, cho phép bạn áp dụng bất kỳ hàm nào khác được đề cập ở trên, nhưng cũng cho phép bạn thực hiện những việc như bỏ qua các hàng bị ẩn, bỏ qua các giá trị lỗi, v.v. Có lẽ bạn sẽ không cần sử dụng nó thường xuyên , nhưng bạn có thể tìm hiểu thêm về nó ở đây trong trường hợp bạn cần dùng đến nó.

Vì vậy, trên đây là tổng quan cơ bản về một số hàm tổng hợp phổ biến nhất trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, xin vui lòng gửi bình luận. Chúc thành công!

 

- Tags: