[TIP] Sử dụng Format Painter trong Word để sao chép và dán định dạng

Word có rất nhiều tính năng mà tôi hiếm khi sử dụng, nó khá tuyệt vời. Tuy nhiên, khi bạn gặp phải một trường hợp mà bạn cần phải làm điều gì đó bất thường, thì những tính năng ẩn đó thực sự hữu ích.

Chẳng hạn, tôi đã phải thực hiện một số nghiên cứu cho một trong các lớp học trực tuyến của mình, trong đó yêu cầu tôi sao chép và dán nhiều nội dung khác nhau vào tài liệu Word.

Vấn đề duy nhất là tất cả các văn bản có khoảng cách, kích thước phông chữ, màu sắc khác nhau, v.v. và tôi đã quên việc chỉ dán dưới dạng văn bản khi tôi đang thực hiện nghiên cứu. Dưới đây là một ví dụ về tài liệu Word của tôi trong trường hợp này:

messed up word text

Tôi muốn toàn bộ văn bản có định dạng giống như đoạn trên cùng, nhưng thật không may, nó không như vậy. Thay vào đó, một đoạn có khoảng cách gấp đôi, tô sáng, các từ được in đậm, v.v. và đoạn còn lại sử dụng một họ phông chữ khác, cỡ chữ, đậm và in nghiêng, thụt lề và hơn thế nữa.

Khi tôi biết đến tính năng Keep Source FormattingMatch Destination Formatting (hoặc Merge Formatting, như được biết đến như bây giờ), tôi nghĩ rằng phải có một cách để chỉ sao chép và dán định dạng thay vì nội dung thực tế.

Sau khi xem qua các nút khác nhau trên các thanh công cụ khác nhau, tôi thấy một mục gọi là Format Painter. Đây có vẻ chính xác những gì tôi cần.

format painter

Tôi thực sự không hiểu làm thế nào để sử dụng nó, vì vậy tôi di chuột qua nút để xem hướng dẫn, điều này khá hữu ích.

format painter tooltip

Để sử dụng công cụ này, bạn có thể chọn một khu vực mà bạn muốn lấy định dạng, sau đó nhấp vào nút và sau đó nhấp vào một khu vực khác để áp dụng định dạng cho phần đó. Tuy nhiên, tôi thấy rằng chỉ cần nhấp vào không phải là cách tốt nhất để áp dụng định dạng.

Vì một số lý do, nếu bạn làm theo cách này, nó sẽ không áp dụng tất cả các cài đặt định dạng cho phần này. Ví dụ, tôi đã chọn đoạn trên cùng, nhấp vào nút và sau đó chỉ cần nhấp vào giữa đoạn thứ ba. Nó chỉ loại bỏ thụt lề!

not fixed textThay vào đó, nếu, sau khi nhấp vào nút Format Painter, tôi đã nhấp và sau đó kéo để chọn toàn bộ đoạn văn, nó đã cho tôi kết quả như mong muốn.

fixed text word

Rõ ràng bạn có thể chọn nhiều hơn một đoạn để áp dụng định dạng ở nhiều nơi. Ngoài ra, tính năng có một tùy chọn theo đó bạn có thể nhấp đúp vào nút Format Painter và sau đó áp dụng định dạng cho nhiều phần khác nhau trong toàn bộ tài liệu. Điều này sẽ rất hữu ích nếu các khu vực bạn muốn áp dụng định dạng không liền kề nhau.

Điều đáng chú ý là nếu bạn muốn chỉ sao chép định dạng văn bản, thì đừng chọn toàn bộ đoạn văn. Nếu bạn muốn sao chép định dạng văn bản và đoạn văn bản, hãy chọn toàn bộ đoạn văn, bao gồm cả dấu đoạn văn.

Ngoài văn bản, Format Painter cũng hoạt động tốt trên một số loại đồ họa hoặc bản vẽ. Một ví dụ điển hình là hình dạng. Nếu bạn đi đến tab Insert và sau đó nhấp vào Shapes, bạn có thể thêm tất cả các loại hình dạng vào tài liệu của mình. Sau đó, bạn có thể định dạng chúng để làm cho chúng trông hoàn toàn khác so với giao diện mặc định.

format shapes word

Ví dụ, tôi đã thêm hình ngôi sao và sau đó thay đổi độ rộng đường, màu sắc, thêm văn bản, bóng, phản chiếu, v.v … Cái bên phải là ngôi sao mặc định. Nếu tôi muốn làm cho ngôi sao thứ hai trông giống như ngôi sao thứ nhất, tôi chỉ cần nhấp vào ngôi sao bên trái, sau đó nhấp vào Format Painter và sau đó bấm vào ngôi sao bên phải và hoàn tất!

format painter shapes

Ngoại trừ văn bản tôi đã thêm và kích thước của ngôi sao, mọi thứ khác đều được sao chép. Tính năng này sẽ khá thuận tiện nếu bạn cần áp dụng định dạng tương tự trên một tài liệu Word rất lớn hoặc thậm chí nhiều tài liệu Word. Tôi đã thử nghiệm tính năng này với nhiều phiên bản Word khác nhau và tôi cũng có thể sao chép và dán định dạng trên các tài liệu khác nhau.

Nhìn chung, nó có một tính năng nhỏ khi so sánh với tất cả các tính năng khác mà Word có, nhưng nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi chúng ta dùng đến. Chúc thành công!

- Tags: