[TIP] Tạo một danh sách thả xuống trong Excel bằng cách sử dụng Data Validation

Nếu bạn là một người thường xuyên dùng Excel, thì đôi lúc bạn muốn chỉ cần chọn một giá trị từ danh sách lựa chọn thả xuống cho một ô thay vì phải sao chép và dán văn bản giữa các ô.

Ví dụ: giả sử bạn có một bảng Excel về quỹ ngân sách cá nhân của riêng bạn và mỗi khi bạn nhập một vụ giao dịch trên một hàng mới trong Excel, bạn phải nhập dữ liệu vào mục thu nhập hoặc chi phí.

Vâng đôi khi bạn có thể nhập nó không chính xác hoặc bạn có thể có một danh sách dài các loại chi phí và thu nhập khác nhau, vì vậy việc liên tục nhập và ghi nhớ dữ liệu là khá khó khăn. Một giải pháp dễ dàng trong Excel là tạo danh sách lựa chọn thả xuống của riêng bạn được kéo từ một cột cụ thể trên cùng một trang tính hoặc trên một trang tính khác.

Điều này có thể rất hữu ích vì bây giờ bạn có thể sử dụng một trang tính để lưu trữ tất cả các danh sách tham chiếu của bạn như cơ sở dữ liệu và sử dụng chúng trên bất kỳ trang tính nào khác trong workbook.

Vì vậy, làm thế nào chúng ta thực hiện được điều này? Nó thực sự không khó lắm! Cách làm như sau:

1. Đầu tiên, tạo một workbook mới và trên Trang tính 1 bắt đầu ở hàng 1, cột 1 (A1) và nhập một vài loại chi phí vào cột này. Ví dụ, đây là những gì tôi nghĩ ra:

expense categories

2. Bây giờ bạn đã có danh sách tham chiếu của mình, hãy tiếp tục và chọn các ô có chứa dữ liệu. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn các ô từ A1 đến A8. Nhấp chuột trái vào A1 và ấn giữ chuột và kéo đến ô A8.

select cells

3. Bây giờ trong hộp bên cạnh hộp văn bản công thức ở bên trái (còn được gọi là hộp Names), nhập tên cho danh sách của bạn và nhấn Enter. Tôi đặt tên cho danh sách của chúng tôi là Expenses. Việc làm này về cơ bản cung cấp cho các ô từ A1 đến A8 một cái tên để bây giờ nhóm các ô này có thể được tham chiếu bằng một tên thay vì nói A1 đến A8.

named group excel

4. Bây giờ chúng ta có thể sử dụng danh sách của mình để tạo menu thả xuống với các giá trị đó. Đầu tiên chọn ô nơi bạn muốn tạo danh sách thả xuống của mình. Điều này có thể thực hiện trên cùng một trang tính hoặc trên một trang tính khác. Ví dụ, tôi tiếp tục và chọn ô A1 trên Trang tính 2.

Tiếp theo, đi đến menu trên cùng và chọn Data và sau đó chọn mục Validation. Nếu bạn sử dụng phiên bản Excel với giao diện là thanh công cụ, bạn sẽ phải nhấp vào tab Data.

data validation

Trong tab Settings chọn mục List dưới tiêu đề  Allow. Đảm bải rằng mục In-cell dropdown đã được chọn và sau đó nhập tên mà chúng ta vừa tạo trước đó (tên trong trường hợp này là Expenses) với dấu = ở phía trước. Vì vậy, nó trở thành “=Expenses“.

data validation list

Nhấn OK và bây giờ bạn sẽ thấy rằng ô mà bạn đã chọn có một mũi tên nhỏ chỉ xuống bên cạnh nó. Nhấp vào mũi tên này và bạn sẽ thấy danh sách các mục mà chúng tôi đã nhập vào Trang tính 1.

excel dropdown list

Bây giờ nếu bạn cần danh sách đó trong 1000 hàng thì sao? Chà, nó cũng dễ. Chỉ cần di chuyển con trỏ của bạn đến góc dưới cùng bên phải của ô A1 và sau đó kéo nó xuống bao xa tùy thích. Tất cả các ô bây giờ sẽ có sẵn danh sách thả xuống.

drag dropdown list

multiple dropdown lists

Chính là như vậy! Hãy nhớ rằng, tiện ích này có thể được sử dụng trên bất kỳ trang tính Excel nào khi bạn có một số loại danh sách tra cứu cần được nhập đi viết lại nhiều lần. Sử dụng Data Validation, bạn có thể tránh các lỗi khi nhập và tăng hiệu quả công việc.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc sử dụng danh sách thả xuống trong Excel, hãy bình luận và tôi sẽ cố gắng giải đáp. Chúc thành công!

- Tags: