[TIP] Cách chia sẻ hoặc cộng tác một tài liệu Word với người khác

Tìm kiếm cách cộng tác với người khác trên tài liệu Word? Nếu vậy, bạn có thể làm điều đó rất dễ dàng trong chính Word. Tính năng này đã xuất hiện trên một vài phiên bản Office và nó hoạt động ngay cả khi bên nhận không cài đặt Word trên hệ thống của họ.

Lưu ý rằng để bắt đầu chia sẻ tài liệu trong Word, bạn phải lưu tài liệu của mình vào đám mây. Không phải lưu tất cả các tài liệu của bạn, nhưng ít nhất là lưu tài liệu sẽ được chia sẻ. Điều đó có nghĩa là bạn cần thiết lập tài khoản OneDrive trước rồi đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn từ bên trong Word.

Chia sẻ tài liệu Word

Khi bạn đã thiết lập OneDrive đúng cách trong Word, hãy tiếp tục và nhấp vào nút Share ở trên cùng bên phải của màn hình.

word share button

Điều này sẽ mở ra một khung ở phía bên tay phải của màn hình. Nếu tài liệu chưa được lưu vào đám mây, bạn sẽ phải nhấp vào nút Save to Cloud.

save to cloud

Hộp thoại Save As sẽ mở ra, mà đã được đặt trên OneDrive. Đặt tên cho tệp của bạn và lưu nó.

save to onedrive

Khi tài liệu đã được lưu và tải lên đám mây, hãy quay lại hộp thoại Share và bây giờ bạn có thể mời mọi người tham gia. Nhập địa chỉ email, chọn xem họ có thể chỉnh sửa tài liệu đó hay chỉ xem và sau đó đính kèm một thông báo tùy chọn.

share word doc

Ở cuối cùng, một email sẽ xuất hiện trong đó bao gồm một liên kết đến tài liệu được lưu trữ trong tài khoản của bên gửi OneDrive:

onedrive shared doc

Khi người nhận nhấp vào liên kết, nó sẽ đưa họ đến phiên bản trình duyệt của Word có tên là Word Online, nơi tài liệu có thể được chỉnh sửa.

word online

Nhấp vào mục Edit in Browser và bạn sẽ nhận được giao diện quen thuộc của chương trình Word trên máy tính để bàn. Người nhận có thể chỉnh sửa tài liệu mà không cần cài đặt Word hoặc cần phải có tài khoản OneDrive.

Tài liệu sẽ được lưu tự động, vì vậy người dùng không phải lo lắng về việc tự lưu tài liệu. Cuối cùng, bạn sẽ thấy một thông báo bật lên nói rằng những người khác đang chỉnh sửa tài liệu và hỏi bạn có muốn tự động chia sẻ các thay đổi khi chúng xảy ra không. Tôi khuyên bạn nên nhấp vào nút Yes.

other people editing

Lưu ý rằng bạn sẽ không xem được các thay đổi từ người dùng khác cho đến khi bạn lưu tài liệu. Nếu bạn nhấp vào File, bạn sẽ thấy một thông báo mới trên tab Info có nội dung Document Updates Available.

document updates available

Hãy tiếp tục và lưu tài liệu của bạn và bạn sẽ nhận được một thông báo khác giải thích rằng những thay đổi mới được thực hiện bởi những người khác sẽ được hiển thị với lớp phủ màu xanh lá cây.

new changes on save

Nhấn OK và duyệt qua tài liệu của bạn. Bất cứ điều gì trong màu xanh lá cây là những gì đã được thay đổi hoặc thêm bởi người khác. Trong ví dụ của tôi, nếu ai đó xóa một cái gì đó khỏi tài liệu, thì nó không hiển thị bất cứ thứ gì có màu xanh lá cây.

new changes in green

Lưu ý rằng một khi bạn lưu tài liệu, phần tô sáng màu xanh lá cây sẽ biến mất cho đến khi những thay đổi mới được thực hiện. Nếu bạn muốn theo dõi những thay đổi đang được thực hiện, bạn nên kích hoạt tính năng Track Changes trên tài liệu trước khi chia sẻ nó, nếu không thì bạn khó có thể biết những thay đổi nào đang được thực hiện, đặc biệt là nếu nhiều người đang chỉnh sửa tài liệu.

tracked changes

Ở trên, tôi đã kích hoạt tính năng Track Changes trên tab Review và bây giờ ngoài văn bản được tô sáng màu xanh lá cây, tôi cũng có các thanh dọc màu đỏ ở cột bên trái. Vì việc xoá tài liệu sẽ không được hiển thị màu xanh lá cây, nên bạn chỉ có thể thấy chúng bằng cách theo dõi các thay đổi. Nhấp vào dòng màu đỏ và nó sẽ hiển thị cho bạn nội dung đã bị xóa.

deleted text word

Nhìn chung, Word là một công cụ tuyệt vời để cộng tác trong thời gian thực với nhiều tác giả hoặc biên tập viên và khía cạnh đồng bộ hóa hoạt động rất tốt. Một tính năng tôi nhận thấy là khi người khác đang chỉnh sửa một đoạn nhất định, nó sẽ ngăn người khác chỉnh sửa phần đó cho đến khi người đầu tiên kết thúc chỉnh sửa.

Điều này đảm bảo rằng mọi người không ghi đè lên các phần giống nhau cùng một lúc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Chúc thành công!

- Tags: