[TIP] Cách chèn một tệp PDF vào PowerPoint

Bạn đang làm việc trên bản trình bày PowerPoint và cần chèn tài liệu PDF vào trang chiếu? Chà có vẻ khá dễ dàng phải không? Chỉ cần nhấp vào menu Insert, chọn Object và chọn tệp PDF! Thật không may, tôi đã tìm hiểu được rằng nó không đơn giản như vậy, đặc biệt nếu bạn đang xử lý một tài liệu PDF có độ dài hơn một trang.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách đưa tài liệu PDF của bạn vào bản trình bày PowerPoint và cũng sẽ giải thích tất cả những khó khăn liên quan đến quy trình này. Trước khi chúng ta bắt đầu, hãy tìm hiểu ý nghĩa của câu “chèn một tệp PDF vào PowerPoint”.

Trước tiên, bạn chỉ có thể chèn trang đầu tiên của bất kỳ tài liệu PDF nào, vì vậy nếu bạn có nhiều hơn một trang, bạn phải chia tệp thành nhiều tệp PDF, tôi sẽ giải thích cách chia bên dưới trong phần “Split PDF File”.

Thứ hai, bạn cần phải cài đặt một số loại ứng dụng đọc PDF trên hệ thống của mình. Nếu bạn cố gắng chèn một tệp PDF mà không có bất kỳ trình đọc PDF nào trên hệ thống của mình, bạn sẽ chỉ nhận được một biểu tượng “object” trên slide mà bạn không thể làm bất cứ điều gì với nó.

Vì vậy, hãy đảm bảo cài đặt trình đọc PDF như Adobe Reader trước khi thử bất cứ điều gì bên dưới. Tôi đã sử dụng Adobe Reader, nhưng bạn cũng có thể sử dụng một trình đọc PDF khác.

Sau đó, về cơ bản có ba cách chúng ta có thể dùng để chèn tệp PDF vào PowerPoint:

1. Chèn PDF dưới dạng đối tượng và hiển thị toàn bộ trang đầu tiên trên trang chiếu

2. Chèn tệp PDF dưới dạng đối tượng hoặc biểu tượng và đính kèm một hành động giúp mở tệp PDF trong trình đọc PDF

3. Chụp ảnh màn hình của tệp PDF và chèn nó dưới dạng hình ảnh

Chèn tệp PDF dưới dạng đối tượng

Nếu bạn muốn hiển thị tệp PDF trực tiếp trong bản trình bày PowerPoint của mình, bạn có thể chèn nó dưới dạng đối tượng. Để làm điều này, bấm vào tab Insert và sau đó bấm vào Object.

insert object powerpoint

Nhấp vài mục Create from file và sau đó nhấp Browse. Chọn tệp PDF của bạn và sau đó nhấp vào OK. Đừng chọn bất kì mục nào khác.

insert object pdf

Nếu mọi việc suôn sẻ, bạn sẽ thấy trang đầu tiên của tệp PDF được hiển thị trên trang chiếu như bên dưới.

inserted pdf file

Lúc này, nếu bạn cho bắt đầu trình chiếu, nó sẽ chỉ hiển thị trang đầu tiên và sau đó chuyển sang trang chiếu tiếp theo. Nếu đó là tất cả những gì bạn muốn, thì bạn đã hoàn thành.

Nếu bạn muốn chèn thêm các trang khác từ tệp PDF, hãy bỏ qua và đọc tiếp phần chia tệp PDF thành nhiều tệp. Khi đó, bạn sẽ chỉ cần lặp lại quy trình tương tự như trên để hiển thị tệp PDF cho mỗi trang.

Chèn tệp PDF và đính kèm hành động

Nếu bạn không muốn chia tệp PDF của mình thành một nhóm các tệp nhỏ hơn, có một cách khác là chỉ hiển thị trang đầu tiên và sau đó mở tệp PDF trong ứng dụng đọc PDF mặc định khi người trình bày nhấp vào chúng. Điều này đòi hỏi phải mở một ứng dụng bên ngoài, nhưng nếu bạn không ngại, thì đây là một giải pháp dễ dàng hơn.

Nếu bạn chọn mục Link bên cạnh mục Browse trên hộp thoại Insert Object (ảnh chụp màn hình ở trên), nó sẽ làm cho đối tượng PDF có thể được nhấp tự động, nhưng điều này đã không khả dụng trên hệ thống của tôi. Đây có thể là một vấn đề với phiên bản Adobe Reader mà tôi đã cài đặt (XI) và nếu bạn có vấn đề tương tự, thì bạn có thể thử đính kèm một hành động.

Có một số cách bạn có thể dùng để đính kèm một hành động vào tài liệu PDF được chèn. Trong PowerPoint, bấm vào đối tượng tệp PDF trên trang chiếu của bạn, sau đó bấm vào tab Insert và sau đó bấm vào Action.

insert action

Hộp thoại Action Settings sẽ xuất hiện và ở đây bạn sẽ chọn hành động Object và chọn Open từ menu thả xuống. Đối với hệ thống của tôi thì chỉ có một tùy chọn duy nhất là Open, nhưng bạn cũng có thể thấy các tùy chọn khác như Edit hoặc Activate Contents. Hãy thử tất cả các tùy chọn nếu một trong số chúng không hoạt động.

object action open

Nếu bạn chạy trình chiếu ngay bây giờ, bạn sẽ có thể nhấp vào tệp PDF trong trang chiếu và nó sẽ mở tệp PDF. Tôi nói là “sẽ” vì điều này đã không hoạt động trên hệ thống của tôi với Windows 7 và Office 2010. Thay vào đó, trang đầu tiên của PDF chỉ thu nhỏ lại thành một hộp nhỏ và không có gì mở ra khi tôi nhấp vào cả.

error pdf

Một lần nữa, điều này có thể là do có phiên bản Adobe được cài đặt trên hệ thống của tôi, nhưng tôi không thể tìm ra cách khắc phục. Hy vọng, nó sẽ không xảy ra trên hệ thống của bạn. Nếu có, đừng lo lắng, bởi vì có một cách khác để chúng ta có thể lấy PowerPoint để mở tệp PDF.

Quy trình này phức tạp hơn một chút, nhưng cuối cùng nó cũng có hiệu quả với tôi. Về cơ bản, chúng ta sẽ chọn Run a program trong hộp thoại Action Settings thay vì chọn Object Action như được nói đến ở trên.

Mặc dù đây là một phương pháp phức tạp, nhưng nó thực sự có ích vì bạn có thể chỉ định chính xác trang để mở trong ứng dụng đọc PDF. Điều đầu tiên chúng ta cần làm là tìm ra đường dẫn đến trình đọc tệp exe PDF của bạn.

Để thực hiện việc này, tìm trên màn hình nền, thanh tác vụ hoặc mở lối tắt trên menu để vào chương trình, nhấp chuột phải vào nó và chọn Properties.

 

adobe properties

Sao chép toàn bộ đường dẫn được liệt kê trong hộp Target như bên dưới. Bạn sẽ cần mở Notepad và sử dụng nó để tạo toàn bộ lệnh mà cuối cùng chúng ta sẽ dán vào PowerPoint. Đừng quên giữ dấu ngoặc kép.

application target path

Mục nhập Notepad của bạn với lệnh sẽ trông như thế này:

notepad command

Bây giờ sao chép đoạn văn bản sau và dán nó vào sau dấu ngoặc kép kết thúc với một khoảng trắng ở giữa:

/A “page=2=OpenActions”

Một lần nữa, hãy chắc chắn bạn đã giữ dấu ngoặc kép lại. Tham số page = cho phép bạn chỉ định trang bạn muốn mở trong tài liệu PDF. Đây là trạng thái hiện tại của tệp Notepad:

notepad text

Cuối cùng, chúng ta cần đường dẫn đến tệp PDF thực tế mà bạn muốn mở. Chuyển đến Explorer và điều hướng đến vị trí của tệp PDF. Sau đó bấm vào thanh địa chỉ và sao chép đường dẫn.

copy explorer path

Thêm một dấu ngoặc kép và sau đó dán đường dẫn vào tệp Notepad. Thêm một dấu < và sau đó nhập tên của tệp PDF cùng với .pdf ở cuối. Cuối cùng, thêm một dấu ngoặc kép để kết thúc vào cuối đường dẫn. Nó sẽ trông như thế này:

full path

“C:Program Files (x86)AdobeReader 11.0ReaderAcroRd32.exe” /A “page=2=OpenActions” “C:UsersAseem KishoreDesktop2_ObjectiveC.pdf”

Bây giờ sao chép toàn bộ văn bản đó và vào lại Action Settings cho mục PDF, chọn Run a program và dán toàn bộ văn bản này vào hộp.

run a program powerpoint

Nhấp vào OK và sau đó chạy trình chiếu. Bây giờ bạn có thể nhấp vào đối tượng và nó sẽ mở Adobe Reader đến trang mà bạn đã chỉ định trong lệnh mà chúng ta đã tạo. Bạn có thể thêm các hành động này vào bất kỳ đối tượng nào, như là hộp văn bản, hình ảnh, v.v. và từ đó tạo một liên kết riêng cho mỗi trang trong PDF mà không cần phải chia nhỏ tệp PDF.

Chèn ảnh chụp màn hình

Nếu bạn không muốn chèn nhiều nội dung từ tài liệu PDF của mình vào PowerPoint, thì bạn có thể chỉ cần lấy một số ảnh chụp màn hình của PDF và chèn chúng vào. Để làm điều này, bấm vào Insert và sau đó chọn Screenshot. Trong phần menu thả xuống, bạn sẽ nhận thấy rằng nó sẽ hiển thị cho bạn mục Available Windows và một liên kết để Screen Clipping.

screen clipping

Nếu bạn đã mở tài liệu PDF đến trang mà bạn cần, chỉ cần nhấp vào hình thu nhỏ và nó sẽ chèn ảnh chụp màn hình của cả cửa sổ trình đọc PDF. Lý do duy nhất bạn có thể không muốn sử dụng tính năng này là vì nó chèn mọi thứ bao gồm cả thanh tiêu đề của chương trình, v.v.

Nếu bạn chỉ muốn chèn một phần của trang PDF, nhấp vào Screen Clipping và PowerPoint sẽ thu nhỏ và lúc đó con trỏ sẽ trở thành dấu thập.

Sau đó, bạn có thể chọn vùng trên màn hình và nó sẽ chỉ chèn hình ảnh đó vào slide của bạn. Đây là một thao tác rất đơn giản, nhưng rất hữu ích cho những người chỉ cần chèn một vài phần nhỏ của tài liệu PDF trong các bài thuyết trình PowerPoint của họ. Bạn cũng có thể chuyển đổi các trang PDF của mình thành hình ảnh và sau đó chèn từng hình ảnh vào bản trình bày.

Tách tệp PDF

Đối với những ai muốn chèn mỗi trang tài liệu dưới dạng PDF vào trang chiếu của mình, trước tiên bạn sẽ phải chia tài liệu PDF nhiều trang thành các tệp PDF chỉ có một trang.

Cách dễ nhất để làm điều này là sử dụng các công cụ miễn phí có sẵn trực tuyến. Dưới đây là một số công cụ trực tuyến tôi đã kiểm tra và xác minh được dùng để tách tệp PDF:

http://www.splitpdf.com/

https://sejda.com/split-pdf

http://smallpdf.com/split-pdf

Hai công cụ trên cùng chỉ trích xuất mỗi trang thành một tệp PDF riêng biệt và sau đó nén toàn bộ lại với nhau để bạn tải xuống. Nó siêu nhanh và miễn phí!

Hy vọng rằng, bạn đã có thể khiến tệp PDF của mình hiển thị chính xác trong PowerPoint bằng các phương pháp ở trên. Nếu bạn gặp rắc rối, vui lòng gửi bình luận và tôi sẽ cố gắng giúp đỡ. Chúc thành công!

 

 

- Tags: