[FIX] Cách sử dụng AutoText và Quick Parts trong MS Word

Đối với một số lần cần lập lại những nội dung trước trong Word, Microsoft đã có một tính năng AutoText cho phép người dùng sao chép một đoạn văn bản và sau đó sử dụng nó nhiều lần trong các phần khác của tài liệu hoặc thậm chí trong các tài liệu khác.

Microsoft đã thêm tính năng đó bằng cách dùng một phần mềm có tên là Quick Parts, về bản chất, vẫn là AutoText, nhưng cung cấp cho người dùng sự linh hoạt hơn.

Để xem cách AutoText hoạt động với Quick Parts, hãy nhập một số văn bản vào tài liệu thử; trong ví dụ này, chúng ta sẽ nhập một địa chỉ:

Dummy Address

Sau đó, tô đen văn bản và nhấp vào tab Insert trên thanh công cụ chính, rồi chọn biểu tượng Quick Parts:

Quick Part Icon

Bạn sẽ thấy một menu như sau:

Quick Parts Icon DropDown

Chọn Save Selection to Quick Part Gallery, bạn sẽ thấy một bảng tùy chọn như hình:

Create New Building Block PopUp

Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể tiếp tục với các tùy chọn mặc định, nhưng nếu bạn muốn bạn có thể thay đổi chúng cho phù hợp với mục đích của mình, sau đó nhấp vào nút OK.

Lưu ý: Tên của Quick Parts mà bạn đang tạo được mặc định là dòng đầu tiên của văn bản.

Để xem kết quả của những thao tác này, hãy chuyển đến một phần khác của tài liệu của bạn, sau đó nhấp một lần nữa vào biểu tượng Quick Parts, bạn sẽ thấy văn bản bạn đã sao chép có trong một cửa sổ nhỏ:

Quick Parts Showing in Window

Nhấp vào cửa sổ Quick Parts có văn bản của bạn để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu ở vị trí hiện tại.

After Inserting Quick Text

Có một cách thậm chí nhanh hơn để đưa văn bản trong Quick Parts vào tài liệu của bạn; di chuyển đến một vị trí trống và bắt đầu nhập cùng một văn bản bạn đã lưu trong Quick Parts, bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên cho bạn thấy rằng Word đã nhận ra bạn đang cố gắng nhập lại văn bản trong Quick Parts.

Trong trường hợp này, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn phím Enter và Word sẽ điền vào phần còn lại của văn bản trong Quick Parts cho bạn.

Lưu ý: Bạn cũng có thể nhập chỉ một vài ký tự đầu tiên của văn bản trong Quick Parts, sau đó nhấn phím F3 và Word sẽ chèn văn bản trong Quick Parts mà nó nghĩ bạn cần.

Đây là sự tiện lợi của Quick Parts, bằng cách chỉ cần nhấp vào một biểu tượng, bạn sẽ thấy ngay văn bản bạn đã sao chép và có thể chèn nó chỉ bằng một cú nhấp chuột khác hoặc tự động chèn vào khi Word nhận ra những gì bạn đang cố gắng nhập.

Word vẫn có tính năng AutoText cũ; để sử dụng nó, hãy truy cập vào cùng một đường dẫn như bạn đã làm với Quick Parts, chỉ khi bạn nhận được cửa sổ bật lên Create New Building Block, thay vì tiếp tục với mặc định Quick Parts ở mục Thư viện, thay vào đó hãy chọn Autotext:

Create New Building Block - Auto Text

Sau đó, để sử dụng nó, hãy nhấp một lần nữa vào biểu tượng Quick Parts, sau đó thay vì chọn một trong các hộp văn bản cho Quick Parts, hãy nhấp vào chữ AutoText, bạn sẽ thấy menu thả xuống trông giống như thế này:

Insert AutoText

Nhấp vào nơi bạn thấy văn bản đã lưu của mình vì văn bản đã lưu sẽ được chèn vào tài liệu của bạn giống như với Quick Parts.

Hai lựa chọn chèn khác từ menu Quick Parts là Document Property và Field:

Document Property and Field Menu Choices

Document Property cho phép bạn chèn văn bản với tiêu đề được xác định trước vào tài liệu của bạn; để xem cách thức hoạt động, nhấp vào nó, sau đó chọn một trong những tiêu đề có sẵn từ menu bật lên.

Document Property with Drop-Down

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn Company. Sau khi chọn nó, chúng tôi sẽ chèn cái này vào tài liệu của chúng tôi:

Company Field Inserted Into Document

Nó đang chờ chúng tôi gõ tên công ty của chúng tôi, khi chúng tôi làm như vậy, nó sẽ trông như thế này:

Company Name Typed In

Sau đó, nhấp vào bất kỳ nơi nào khác trong tài liệu của chúng tôi vì nó trông giống như văn bản thông thường. Nhưng, lần tới khi chúng tôi cần nhập tên công ty, chúng tôi chỉ cần nhấp vào biểu tượng Quick Parts, chọn Document Property và sau đó chọn Company từ menu thả xuống và tên công ty sẽ được chèn vào tài liệu.

Một tùy chọn khác, Field… được sử dụng để chèn các nội dụng Word được xác định trước vào tài liệu của bạn; ví dụ: nếu bạn muốn chèn thời gian hiện tại vào tài liệu của mình, bạn sẽ nhấp vào Quick Parts, sau đó chọn Field sau đó chọn Time từ cửa sổ danh mục.

Sau đó, thời gian hiện tại sẽ được chèn vào tài liệu của bạn.

Insert Time

Cuối cùng, để xóa các mục nhập văn bản của Quick Parts, nhấp vào biểu tượng Quick Parts, nhấp chuột phải vào cửa sổ chứa văn bản bạn muốn xóa, rồi chọn mục Organize and Delete:

Organize and Delete menu Choice

Sau đó nhấp chuột phải vào mục Delete ở cuối menu Organize and Delete PopUp.

Quick Parts và AutoText là các chức năng rất hữu ích khi bạn nhận thấy mình cần nhập một đoạn văn bản nhiều lần, đặc biệt là với các nội dung gây khó khăn khi gõ, như là các số dài hoặc tên riêng hoặc tên địa điểm khó đánh vần.

- Tags: