[TIP] Cách sử dụng các tính năng AutoRecover và AutoBackup của Excel

Một thảm kịch khủng khiếp là khi ai đó mất đi thứ gì đó quan trọng mà họ đang làm vì họ đã không lưu tài liệu của họ đúng cách. Điều này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ đối với người dùng Excel và Word!

May mắn thay, Microsoft đã thêm rất nhiều tính năng trong một vài phiên bản mới sau này giúp giảm khả năng mất dữ liệu do sự cố, mất điện, xóa do vô tình, v.v. Một tính năng được gọi là AutoRecover và tính năng thứ hai, ít được biết đến hơn, được gọi là AutoBackup.

Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách định cấu hình cho cả hai tùy chọn này để bảo vệ dữ liệu của bạn. Tôi cũng muốn đề cập rằng các phiên bản mới nhất của Office cho phép bạn lưu tài liệu trực tiếp vào OneDrive, đây có thể là một lựa chọn tốt vì bạn vẫn có thể truy cập dữ liệu của mình ngay cả khi ổ cứng bị hỏng.

Tính năng AutoRecover trong Excel

Tính năng Tự động khôi phục được bật theo mặc định và về cơ bản sẽ tự động lưu tài liệu của bạn vào một vị trí tạm thời sau một khoảng thời gian. Để xem cài đặt AutoRecover, nhấp vào File và sau đó Options.

file options excel

Nhấp vào Save trong menu bên trái và bạn sẽ thấy tùy chọn AutoRecover bên dưới mục Save Workbooks.

autorecover options excel

Theo mặc định, AutoRecover lưu thông tin cứ sau 10 phút. Ngoài khoảng thời gian này, Excel phải ở chế độ chờ trong 30 giây trước khi dữ liệu được lưu. Ngoài ra, thông tin được lưu tự động sẽ được lưu ở vị trí tệp AutoRecover được liệt kê ở đây. Vì vậy, làm thế nào để nó hoạt động? Về cơ bản, bạn có một bảng tính như bảng dưới đây và bạn đã lưu nó.

test data excel

Bây giờ tôi thêm dữ liệu vào bảng tính Excel và đợi khoảng 10 phút mà không lưu tài liệu của mình. Vì khoảng thời gian AutoRecover để lưu tài liệu là 10 phút, nên bạn cần phải đợi ít nhất 10 phút để dữ liệu được lưu.

added data excel

Trong trường hợp của tôi, tôi đã tạo ra một sự cố trong Excel bằng cách mở trình quản lý tác vụ và bỏ tiến trình Excel. Sau đó, tôi mở lại Excel và thấy ngay một tùy chọn có tên Show Recovered Files.

 

show recovered files

Nếu bạn bấm vào đó, nó sẽ hiển thị một danh sách các tệp Excel có thể được phục hồi. Trong trường hợp của tôi, nó có tệp gốc, chỉ có dữ liệu ở A1 và A2, và nó cũng có tệp AutoRecovered, bao gồm dữ liệu mà tôi chưa lưu vào đĩa.

document recovery

Nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách sẽ mở một phiên bản Excel khác hiển thị dữ liệu trong tệp cụ thể đó. Nhìn chung, đây là một tính năng thực sự hữu ích cho những lúc bạn không lưu tất cả công việc của mình, nhưng Excel bị đóng một cách bất ngờ.

Nhược điểm chính của tính năng này là dữ liệu AutoRecover được lưu trữ trên cùng ổ cứng với tệp của bạn, vì vậy nếu có gì đó xảy ra với ổ cứng của bạn, mọi thứ sẽ biến mất. Bạn có thể thay đổi vị trí trong các cài đặt ở trên đến một ổ cứng riêng hoặc thậm chí đến một vị trí trực tuyến – tôi khuyển khích nên dùng vị trí này.

Lưu ý rằng Excel cũng sẽ tự động xóa thông tin AutoRecover trong các trường hợp sau:

  1. Bạn lưu tệp theo cách thủ công hoặc bằng cách sử dụng FileSave As.
  2. Bạn đóng tệp hoặc thoát Excel (cho dù bạn có lưu tệp hay không).
  3. Bạn tắt AutoRecover hoàn toàn hoặc chỉ tắt AutoRecover cho bảng tính.

Vì vậy, về cơ bản, bất cứ khi nào bạn lưu tệp, dữ liệu AutoRecover cũng sẽ biến mất. Ngoài ra, nếu bạn thoát Excel theo cách thủ công và chọn không lưu dữ liệu, dữ liệu AutoRecover sẽ bị xóa. Chỉ cần ghi nhớ điều đó khi sử dụng tính năng này. Nếu bạn thường xuyên dùng đến Excel, tôi khuyên bạn nên đặt khoảng thời gian AutoRecover thành khoảng 2 hoặc 3 phút thay vì 10 phút

AutoBackup

Một tính năng khác mà không nhiều người biết là AutoBackup. Để sử dụng nó, trước tiên bạn phải lưu tệp của bạn để vào hộp thoại Save. Nếu bạn đã có một tài liệu Excel đã lưu, hãy đi tới File và sau đó Save As và chọn một vị trí. Khi bạn làm điều này, hộp thoại Save As sẽ hiện lên.

save as excel

Trong hộp thoại, nhấp vào nút Tools ở bên trái nút Save. Bạn sẽ thấy một vài tùy chọn, một trong số đó là General Options. Khi bạn nhấp vào đó, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện với một số tùy chọn khác.

general save optionsTiếp tuch và nhấp vào hộp Always create backup. Bấm OK và bây giờ khi bạn lưu tệp, tệp sao lưu Excel cũng sẽ được tạo với phần mở rộng .XLK. Lưu ý rằng lần đầu tiên bạn làm điều này, các tệp sẽ giống hệt nhau.

Nếu bạn chỉnh sửa tệp gốc và sau đó lưu lại, tệp sao lưu sẽ vẫn giữ nguyên (dữ liệu gốc). Tuy nhiên khi bạn lưu nó lần thứ ba, tệp sao lưu sẽ được cập nhật với thông tin cho đến lần lưu thứ hai.

Về cơ bản, tệp sao lưu luôn là một phiên bản đi sau phiên bản hiện tại. Vì vậy, nếu bạn đã thực hiện một loạt các thay đổi, đã lưu tệp của mình và sau đó muốn quay lại phiên bản không có những thay đổi đó, bạn chỉ cần mở tệp sao lưu.

Tệp được lưu ở cùng vị trí với tệp gốc và dường như không có cách nào để thay đổi điều đó. Tính năng này không bổ sung nhiều đảm bảo an toàn cho tài liệu của bạn, nhưng nó rất hữu ích trong một số trường hợp.

Kích hoạt các tính năng sao lưu và phục hồi này trong Excel hy vọng sẽ giúp bạn không bị mất dữ liệu quan trọng. Nó luôn luôn là một lựa chọn tốt để sử dụng lưu trữ đám mây (như OneDrive) như một biện pháp bảo đảm an toàn bổ sung trong trường hợp máy tính của bạn bị hỏng nghiêm trọng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Chúc thành công!

- Tags: