[TIP] Ẩn văn bản và hiển thị văn bản ẩn trong Word

Microsoft Word có một tính năng mà theo đó bạn có thể ẩn văn bản để nó không xuất hiện rõ ràng trong tài liệu. Nếu bạn không muốn xóa hoàn toàn văn bản, ẩn văn bản là một lựa chọn tốt.

Vậy tại sao bạn muốn ẩn văn bản trong tài liệu Word? Chà, một lý do sẽ là nếu bạn muốn in ra hai phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, nhưng bạn không muốn tạo hai tệp riêng biệt. Trong trường hợp này, bạn có thể ẩn một số đoạn văn bản, in tệp và sau đó in lại tài liệu, nhưng phải chọn in văn bản ẩn trong hộp thoại tùy chọn in.

Trong bài viết này tôi sẽ chỉ cho bạn cách ẩn văn bản trong Word, cách xem văn bản ẩn và cách ẩn văn bản và cách làm cho người khác không thể chỉnh sửa văn bản ẩn. Lưu ý rằng bạn có thể ẩn văn bản trong Office cho Mac theo cách được hiển thị bên dưới.

Ẩn văn bản trong Word 2007, 2010, 2013

Trước tiên hãy mở bất kỳ tài liệu nào mà bạn có với lượng văn bản hợp lý. Dưới đây là một tài liệu ví dụ:

word text

Tô đen đoạn văn bản mà bạn muốn ẩn và sau đó nhấp chuột phải vào nó và chọn Font.

right click font

Trong hộp thoại Font, bạn sẽ thấy mục chọn Hidden trong phần Effects. Tiếp tục và chọn mục đó.

font hidden word

Chọn OK và POOF, đoạn văn bản của bạn sẽ biến mất! Tất cả những gì tôi còn lại là văn bản không có sự có mặt của đoạn đã được ẩn kia. Đoạn văn ẩn đó vẫn tồn tại và có một số câu hỏi thú vị nảy sinh khi nó được ẩn đi.

hidden paragraph word

Câu hỏi đầu tiên xuất hiện trong đầu tôi là chuyện gì sẽ xảy ra nếu tôi bắt đầu gõ vào vùng trống chứa văn bản trước đó? Chà, tôi đã tiếp tục và kiểm tra nó bằng cách gõ một đoạn khác vào vùng chứa văn bản ẩn trước đó.

overwrite hidden text

Vậy chuyện gì đã xảy ra? Vâng, tôi sẽ giải thích trong phần tiếp theo về việc xem văn bản ẩn trong Word.

Xem văn bản ẩn trong Word

Ok, vậy làm thế nào để chúng ta lấy lại văn bản ẩn để hiển thị lại trên tài liệu? Về cơ bản chúng tôi làm theo cùng một quy trình mà khi chúng tôi ẩn văn bản. Nhấn CTRL + A để tô đen tất cả tài liệu, nhấp chuột phải vào bất kỳ phần được tô đen nào và chọn Font một lần nữa. Lần này bạn sẽ thấy hộp chọn Hidden không có dấu tích trong đó, mà thay vào đó là màu xanh lá cây.

view hidden text

Điều này có nghĩa là một số văn bản được chọn bị ẩn và một số hiển thị. Nhấp vào nó một lần sẽ thay đổi nó thành một dấu tích, có nghĩa là tất cả văn bản trong tài liệu sẽ bị ẩn và nhấp vào nó một lần nữa sẽ xóa dấu tích, nghĩa là không có văn bản nào trong tài liệu bị ẩn.

view hidden text

Bây giờ, chúng ta đã có thể nhìn thấy văn bản ẩn, nhưng như bạn có thể thấy, nó ở một vị trí hơi khác. Bây giờ nó nằm dưới đoạn văn mà tôi đã gõ khi văn bản bị ẩn. Vì vậy, thay vì bị ghi đè, nó chỉ đơn giản là bị đẩy xuống. Nếu bạn muốn văn bản được giữ ở một vị trí nhất định, bạn có thể nhấp vào nút Show/Hide Paragraph Marks và nó sẽ hiển thị cho bạn văn bản ẩn với phần gạch chân đặc biệt.

show hide paragraph marks

Sau đó, bạn có thể bắt đầu một đoạn mới ở vị trí bạn muốn và sau đó nhấp vào nút để ẩn văn bản một lần nữa. Bây giờ bạn đã biết cách ẩn và hiển thị văn bản ẩn, hãy nói về cách in nó.

In văn bản ẩn trong Word

In văn bản ẩn trong Word yêu cầu nhập tiêu đề vào phần tùy chọn của hộp thoại Print. Khi bạn đi đến File và sau đó Print, bấm vào Page Setup ở dưới cùng.

page setup word

Trong hộp thoại Page Setup, nhấp vào tab Paper và chọn Print Options.

page setup options

Thao tác sẽ giúp mở hộp thoại Word Options với tab Display đã được chọn sẵn. Tại đây, bạn sẽ thấy một mục Print hidden text ở mục Printing Options.

print hidden text

Bạn cũng có thể truy cập hộp thoại này bằng cách nhấp vào Flie, sau đó Options, sau đó nhấp vào tab Display. Đây là một cài đặt chung, do đó, bạn sẽ phải quay lại và bỏ chọn nó sau nếu bạn không muốn in văn bản ẩn cho một tài liệu khác.

Vì vậy, bây giờ chúng ta đã biết cách ẩn và hiển thị văn bản, có lẽ bạn cũng muốn ngăn người khác chỉnh sửa văn bản ẩn? Vâng, điều đó cũng có thể làm được theo cách dưới đây.

Bảo vệ tài liệu Word

Thật không may, không có cách nào để ẩn hoàn toàn văn bản ẩn trong Word. Nếu bạn gửi tài liệu cho ai đó có văn bản ẩn, họ sẽ có thể xem tài liệu đó nếu họ biết bất kỳ quy trình nào được tôi đề cập ở trên. Tuy nhiên, bạn có thể ngăn bất kỳ ai chỉnh sửa văn bản.

Bảo vệ tài liệu sẽ ngăn bất kỳ ai thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bất kỳ văn bản nào. Nó sẽ cho phép người dùng xem tài liệu, nhưng không thực hiện được bất kỳ thay đổi nào.

Nhấp vài tab Review và chọn Protect Document hoặc Restrict Editing tùy vào loại phiên bản Office của bạn.

restrict formatting

Chọn mục Limit formatting to a selection of styles và nhấp vào mục Settings.

limit formatting

Trong hộp thoại Formatting Restrictions, chọn vào mục một lần nữa và chọn None để đảm bảo không ai có thể tạo các thay đổi về định dạng và kiểu dáng.

formatting restrictions

Nhấp OK và bạn sẽ nhận được một thông báo hỏi xem bạn có muốn xóa một số kiểu định dạng không được cho phép hay không. Đảm bảo nhấp vào No. Nếu bạn bấm Yes, nó sẽ xóa thuộc tính ẩn văn bản ẩn và đoạn văn bản ẩn đó sẽ hiển thị lại.

remove formatting word

Tiếp theo, chọn mục Allow only this type of editing in the document để mặc định No Changes (Read only).

no changes protect document

Ở mục Exceptions, bạn có thể không chọn mọi thứ. Cuối cùng, nhấp vào nút Yes, Start Enforcing Protection và nhập mật khẩu để bảo vệ tài liệu Word. Cố gắng tạo mật khẩu nhiều hơn 8 ký tự, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng các phiên bản Office cũ.

enter password protection

Mặc dù những người khác có thể xem văn bản ẩn, nhưng họ không thể chỉnh sửa bất kì đoạn văn bản nào trong tài liệu. Nếu bạn muốn ẩn hoàn toàn văn bản, thì bạn phải xóa nó khỏi tài liệu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, xin vui lòng gửi bình luận. Chúc thành công!

 

- Tags: