[TIP] 12 mẹo và thủ thuật hữu ích của Microsoft Word

Rất có thể, bạn sử dụng Microsoft Word ngay bây giờ hoặc có thể phải sử dụng nó trong tương lai. Microsoft Word là trình xử lý văn bản phổ biến nhất cho Windows, vì vậy học một số mẹo hữu ích của Microsoft Word thực sự sẽ giúp bạn cải thiện năng suất và tốc độ làm việc.

Bất kể bạn là người mới sử dụng Microsoft Word hay đã sử dụng nó trong nhiều năm, chúng tôi cũng hy vọng rằng ít nhất một số mẹo được đề cập dưới đây sẽ hữu ích cho bạn.

Dán mà không kèm định dạng

Nếu bạn cần sao chép một cái gì đó đến nơi khác nhưng không muốn sao chép cả phông chữ bạn hiện đang sử dụng trong tài liệu Word của mình, hãy sao chép nó như bình thường, nhưng sau đó nhấn Ctrl+Shift+V. Làm điều này sẽ đảm bảo rằng nội dung được dán nhưng mọi định dạng, chẳng hạn như màu văn bản, kích thước và phông chữ, sẽ không được sao chép cùng.

Xóa định dạng

Nếu bạn muốn xóa định dạng của một phần cụ thể trong tài liệu của mình, chỉ cần tô đen khu vực đó và nhấp vào biểu tượng Clear Formatting. Biểu tượng sẽ trông giống như một cục tẩy nhỏ bên cạnh chữ A.

Nếu bạn muốn xóa định dạng trên mọi thứ trong tài liệu của mình, hãy nhấn Ctrl+A để tô đen mọi thứ trong tài liệu và sau đó nhấp vào biểu tượng định dạng xóa.

Tô đen một vùng trong văn bản một cách nhanh chóng

Thay vì nhấp và kéo để tô đen một vùng văn bản trong Microsoft Word, thay vào đó, bạn có thể nhấp một lần để đặt con trỏ văn bản ở đầu khu vực bạn muốn tô đen, giữ phím shift, sau đó bấm vào cuối khu vực bạn muốn tô đen.

Thay thế nhiều lỗi nhanh chóng

Bạn vừa hoàn thành một tài liệu dài và nhận thấy bạn đã mắc một lỗi nhỏ với một từ, ví dụ, viết “land mark” thay vì “landmark”? Bạn có thể khắc phục lỗi này trong vòng vài giây bằng cách sử dụng tính năng tìm và thay thế.

Đầu tiên, nhấn Ctrl+F  và hộp thoại tìm và thay thế sẽ mở ra. Tiếp theo, nhấp vào Replace, sau đó nhập vào từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Sau đó, nhập nội dung mà bạn muốn thay thế thành.

Nhanh chóng sao chép và tạo danh sách

Ví dụ bạn cần phải xem qua một tài liệu và chọn ra một số từ / cụm từ nhất định và tạo một danh sách từ chúng.

Thay vì quay đi quay lại viết từng mục vào danh sách mỗi khi bạn nhìn thấy một từ, bạn chỉ cần tô sáng từng từ và nhấn CTRL + F3. Bạn có thể làm điều này nhiều lần mỗi khi bạn tìm thấy từng từ / cụm từ.

Khi bạn đã hoàn tất, hãy đi đến khu vực trong tài liệu mà bạn muốn tạo danh sách và nhấn Ctrl + SHIFT + F3 để dán tất cả các từ được tô sáng mà bạn vừa sao chép. Tính năng này được gọi là Spike in Word.

Bước cuối cùng, bạn có thể đánh dấu nội dung và sử dụng các dấu đầu dòng hoặc công cụ đánh số trong thanh công cụ để biến các từ / cụm từ thành một danh sách có thứ tự hơn.

Xóa Thanh công cụ

Nếu bạn muốn viết mà không bị phân tâm, bạn có thể xóa thanh công cụ ở đầu tài liệu của mình bằng cách nhấn Ctrl + F1. Nếu bạn muốn nó quay lại, chỉ cần nhấn Ctrl+F1 lần nữa.

Xóa từ bằng một phím bấm

Cần xóa một đoạn văn bản lớn? Thay vì giữ thanh backspace, thay vào đó bạn có thể giữ CTRL và sau đó nhấn BACKSPACE.

Thao tác này sẽ xóa một từ mỗi lần bạn nhấn nút backspace, thay vì chỉ xóa một ký tự. Giữ nút backspace và nút ctrl để xóa các đoạn văn bản với tốc độ cực nhanh.

Sử dụng ‘Nói cho tôi biết bạn muốn làm gì?’

Nếu bạn đang cố gắng tìm một tính năng trên Microsoft Word nhưng đang gặp khó khăn trong việc điều hướng các menu hoặc bạn không thể ghi nhớ phím tắt, hãy nhấp vào ‘Hãy cho tôi biết phải làm gì’ ở đầu thanh công cụ.

Từ đây, bạn có thể nhập hành động mà bạn muốn thực hiện và bạn sẽ nhận được câu trả lời tùy tình huống để sử dụng. Ví dụ, bạn nhập ‘tạo bảng‘, thì nó  sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn để tạo bảng từ trong tài liệu Word của bạn.

Công cụ này là thứ mà thậm chí nhiều người dùng Word cũ có thể không biết, nhưng nó rất hữu dụng.

Tra cứu một từ nhanh chóng

Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu Word nhưng cần ngữ cảnh, bạn có thể sử dụng công cụ Tra cứu thông minh. Chỉ cần tô đen một từ, nhấp chuột phải và nhấp vào Smart Lookup..

Thao tác này sẽ mở ra một bảng nhỏ chứa thông tin liên quan đến từ đó. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian di chuyển đến trình duyệt và thực hiện tìm kiếm, nhưng nó cũng có tác dụng tương tự như vậy.

Vô hiệu hóa tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Đầu tiên, bạn có thể nhấp chuột phải vào một từ có lỗi chính tả và nhấp vào ‘Add to Dictionary’. Điều này rất hữu ích nếu bạn đang sử dụng chữ viết tắt hoặc từ hư cấu. Bạn cũng có thể tắt hoàn toàn tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp để loại bỏ những dòng màu đỏ và màu xanh lá cây phiền phức đó.

Để tắt tín năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word chỉ cho một tài liệu, bấm vào File, sau đó Options, sau đó bấm Proofing. Sau đó, bạn phải chọn hai tùy chọn để ẩn lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu bạn hiện đang viết.

Tạo cài đặt tự động sửa lỗi của riêng bạn

Có một số từ mà bạn không thể đánh vần đúng? Hoặc, có những từ hoặc cụm từ dài mà bạn cần phải viết rất thường xuyên? Bạn có thể sử dụng các cài đặt Tự động sửa lỗi để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

Chỉ cần nhấp vào File, chọn Options, rồi chọn Proofing. Sau đó, chọn AutoCorrect Options. Sau đó, bạn có thể thêm các từ tùy chỉnh của riêng mình và sau đó thêm vào các chỉnh sửa mà bạn muốn thay thế. Tùy chỉnh tự động có thể là một cách tuyệt vời để tăng năng suất làm việc của bạn.

Bạn không chỉ có thể sử dụng nó để điều chỉnh bất kỳ lỗi chính tả cá nhân phổ biến nào, mà bạn còn có thể sử dụng nó để biến các từ viết tắt thành các từ hoặc cụm từ dài để tiết kiệm thời gian.

Thay đổi màu trang để xem dễ dàng hơn

Tiêu chuẩn chung cho màu sắc của tài liệu văn bản là màu trắng sáng. Đôi khi, màu sắc này có thể gây khó chịu cho đôi mắt của bạn. Để thay đổi màu trang thành màu nâu đỏ, có màu vàng đậm hơn trong đó, nhấp vào Hộp ‘cho tôi biết phải làm gì‘ sau đó nhập ‘thay đổi màu trang’.

Trong kết quả đưa ra, nhấp vào Page Color và bạn có thể chọn một số tùy chọn, bao gồm Sepia, màu sắc dễ chịu hơn nhiều cho mắt của mình

Tóm tắt

Bạn có biết bất kỳ mẹo cho Microsoft Word nào mà chúng tôi đã đề cập trong bài viết này không? Nếu không, bạn nghĩ mẹo nào sẽ hữu ích nhất cho bạn? Hãy cho tôi biết và thoải mái chia sẻ các mẹo về Microsoft Word của bạn trong các bình luận bên dưới. Chúc thành công!

- Tags: